E-Government: IMPLEMENTASI INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY (ICT)

Tugas

Mata Kuliah    : E-Government

Nama               : Komarudin Tasdik

NRP                : G651100341

Mayor              : Ilmu Komputer

Semester          : 2

Angkatan        : 2010/2011 IPB

IMPLEMENTASI INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY (ICT)

Information and Communication Technology (ICT) adalah tool untuk memperoleh nilai tambah dalam menghasilkan informasi yang cepat, lengkap, akurat, jelas dan mutakhir. Salah satu keuntungan dari peran ICT terlihat dari adanya peran Internet.[14] Untuk mengkoordinasikan dan mengidentifikasi sinergi perkembangan infrastruktur, aplikasi dan sumber daya yang relevan harus memperhatikan: formulasi kebijakan ICT, melakukan perencanaan dan prioritas pengembangan dan penggunaan ICT, memonitor aktivitas ICT, membuat laporan tentang perkembangan ICT kepada pimpinan.[13]

Adapun yang menjadi objek penelitian tentang implementasi ICT di sini adalah analisis terhadap penerapan ICT di Perguruan Tinggi “A” Kota “Z” berdasarkan parameter: efisiensi, fokus pelanggan, reformasi publik, keterlibatan warga, dan maturitas layanan dalam konsep e-government.

  1. A.      Latihan: Efisiensi

Perhatikan bagaimana institusi anda memperkenalkan ICT

  1. Apakah sudah ada tujuan untuk mengurangi biaya?

Sudah. Misalnya sudah dibangun website http://pta.or.id

  1. Apakah sudah ada pengurangan biaya yang dilakukan?

Belum. Misalnya dengan menggunakan website http://pta.or.id seharusnya sudah dapat mengurangi biaya foto copy surat untuk pemberitahuan kepada mahasiswa atau mengurangi biaya print out artikel-artikel dengan cara melakukan posting e-artikel, kenyataan di lapangan masih sering menggunakan informasi berbasis kertas, sehingga terjadi double cost (biaya untuk informasi berbasis kertas dan pengelolaan website).

Efisiensi adalah kualitas melakukan sesuatu dengan baik tanpa menghambur-hamburkan waktu atau uang.[3] Manajemen waktu dan uang belum terlihat jelas, karena penggunaan fasilitas ICT belum signifikan mendukung kegiatan kampus.

Rantai infrastruktur dan nilai energi mencakup: produksi, transmisi, distribusi, komunikasi pelanggan, retail, berdagang, pengguna sedikit dan menengah, pengguna banyak, berbagi layanan. [6] Kampus belum memperoleh produksi, komunikasi pelanggan, tingkatan pengguna dan jenis layanan ICT secara jelas, sehingga belum dapat dikatakan bahwa ICT yang ada memiliki kontribusi besar dalam menyelesaikan tugas-tugas kampus.

Manfaat respon permintaan yang didokumentasikan dengan baik adalah reduksi biaya, reduksi harga listrik, dan dapat diandalkan.[6] Dokumentasi inilah yang belum dilakukan dengan baik, sehingga ketiga manfaatnya belum dapat dirasakan.

Efek manfaat dari teknologi: inovatif, lowcarbon, aplikasi berbasis ICT yang diadopsi hampir di setiap sektor industri, meningkatkan efisiensi dan pada saat yang sama, meningkatkan produktivitas dan daya saing.[11] Inovasi dan daya saing sudah mulai diinisiasi, walaupun peningkatan efisiensi dan produktivitas belum signifikan.

ICT dapat menghasilkan feedback yang berharga untuk menginisiasi perubahan tindakan. Pemerintah pusat dan lokal harus bekerja sama dan mengharmonisasikan pendekatan itu terhadap mobilitas ramah lingkungan, agar menjamin interoperabilitas, biaya yang lebih rendah dan dampak yang lebih besar.[12] Feedback belum mendapatkan perhatian yang serius, sehingga berbagai jenjang pendidikan (SD, SLTP, SLTA dan perguruan tinggi) belum terintegrasi secara baik, seperti sangat kurangnya data sharing.

  1. Apakah adopsi ICT sudah didahului oleh restrukturisasi proses?

Belum, karena manajemennya masih berkembang sedikit demi sedikit, sehingga kebijakannya relatif kurang jelas. Misal: belum adanya data sharing antara lembaga pendidikan dalam satu yayasan bersangkutan yang signifikan.

Berikan contoh-contoh dari reduksi biaya induksi ICT yang:

  1. sudah dilakukan:

a)      menyampaikan sebagian informasi/pengumuman melalui website. Ini mengurangi biaya pengumuman berbasis kertas

b)      pengelolaan website oleh satu admin dalam satu yayasan, yang mencakup: SD, SLTP, SLTA, Perguruan Tinggi, dan pesantren

  1. akan dilakukan:

meningkatkan pemanfaatan website untuk menyampaikan informasi kepada civitas akademik, seperti pengumuman penerimaan (e-marketplaces), jadwal perkuliahan, artikel pendukung perkuliahan, materi perkuliahan (on-line product catalogue), dan lain-lain

  1. B.       Latihan: Fokus Pelanggan

Perhatikan bagaimana cara institusi Anda melayani masyarakat dan pihak bisnis.

  1. Apakah fokus pelanggan bagian dari kebijakan layanan institusi anda?

Belum menjadi prioritas utama. Misal: isi website belum representatif untuk masyarakat yang membutuhkan informasi tentang institusi, seperti: kurangnya update informasi kegiatan kemahasiswaan. Padahal ini menjadi salah satu perhatian calon mahasiswa yang sedang mencari informasi melalui Internet. Di samping itu, kebijakan secara tertulis belum representif.

  1. Berikan contoh-contoh langkah yang telah dilakukan untuk meningkatkan fokus pelanggan

a)      Mengisi website walaupun masih belum optimal

b)       Melakukan kerja sama dengan berbagai sekolah dalam rangka rekruitmen calon mahasiswa baru

c)      Memberikan keringanan proses pembayaran biaya perkuliahan, seperti biaya dapat dicicil

  1. Langkah-langkah apa yang akan dilakukan?

a)      Meningkatkan optimalisasi konten website, seperti updating informasi tentang kegiatan mahasiswa yang akan menarik simpati masyarakat untuk menjadi mahasiswanya (on-line portals)

b)      Meningkatkan relevansi informasi pada website dengan kebutuhan mahasiswa dan masyarakat (on-line portals)

c)      Melakukan kategorisasi informasi pada website berdasarkan jenjang pendidikan, kelas, atau standar yang lainnya (targeting of on-line information dan e-mail lists)

d)     Lebih intensif memotivasi dosen dan mahasiswa untuk mengirimkan karya tulisnya untuk diposting di website (users’ transaction)

Keberhasilan Smart Campus terjadi apabila kebutuhan pemakai dan pelanggan dapat dipenuhi dengan memuaskan dan konsisten. Untuk itu perlu dibuat pola bisnis yang sesuai, yakni mampu membuat layanan berkelanjutan dan tidak memberatkan pemakai.[7]

Fokus pelanggan merupakan update dua bulanan untuk agen-agen layanan dari departemen pelayanan administratif. [4] Ini belum terlaksana dengan baik, karena partisipasi dari semua pihak, baik dosen dan mahasiswa calon pengisi informasi maupun pihak manajamen kampus khususnya pemberian apresiasi terhadap para penulis konten itu belum berjalan sebagaimana mestinya, misal: belum ada perhatian khusus kepada para kontributor konten website.

Identifikasi kemampuan manajemen dibutuhkan untuk mengimplementasikan strategi fokus pelanggan di perusahaan anda.[8] Langkah ini jarang dilakukan secara transparan, tapi masih dilakukan oleh sekolompok orang baik dari pihak yayasan maupun dari pihak kampus, sehingga input masih kurang, terutama yang bersumber dari mahasiswa dan masyarakat. Seharusnya, minimal disediakan layanan untuk menerima feedback dari stakeholders dalam rangka evaluasi terhadap kemampuan manajemen yang ada dan strategi-strategi yang akan diambil di masa yang akan datang.

  1. C.      Latihan: Reformasi Publik 1

Perhatikan perubahan proses utama yang dilakukan oleh institusi anda.

  1. Apa alasan perubahan yang sudah dilakukan tersebut?

a)      Kurangnya kualitas pelayanan akademik

b)      Untuk meningkatkan layanan akademik, baik kepada civitas akademik maupun masyarakat

c)      Meningkatkan minat masyarakat untuk kuliah di Perguruan Tinggi “A”

  1. Apakah perubahan proses tersebut sudah didukung oleh ICT?

a)      sebagian sudah. Misal: dengan adanya website http://pta.org.id.

b)      sedangkan yang belum didukung ICT adalah sebagian besar kegiatan perkuliahan, dan juga administrasi-administrasi yang masih banyak dilakukan secara manual

c)      penyederhanaan proses administratif masih dilakukan secara manual

d)     belum terciptanya transparansi kampus yang ideal

e)      layanan belum mencapai target langkah efisiensi

f)       integrasi layanan dan proses belum tercipta optimal

g)      inkonsistensi manajemen kampus belum mendapatkan perhatian

h)      komitmen terhadap tujuan manajemen kampus belum begitu kuat

i)        perampingan urusan kampus sudah banyak tercapai, seperti tidak menjelimetnya administrasi dosen yang berhubungan dengan atasan, karena sudah diterapkan otonomi kampus (tidak terpusat pada ketua yayasan)

3)      Apakah sudah ada manfaat sesuai yang diharapkan? Jika tidak, mengapa?

Sudah ada walaupun sedikit. Misal: akses sebagian informasi sudah dapat dilakukan melalui website. Sedangkan yang belum sesuai harapan adalah masih banyak hal, karena website belum tepat sasaran pengelolaan informasinya, sehingga usaha promosi kampus kepada calon mahasiswa masih harus dilakukan dengan mengunjungi berbagai sekolah secara langsung. Ini mengakibatkan pembengkakan biaya, yakni: biaya pengelolaan website dan biaya tim promosi langsung ke lapangan (double cost).

 

  1. D.      Latihan: Reformasi Publik 2

Perhatikan sistem ICT utama yang diaplikasikan di institusi anda.

  1. Apa fungsi dari sistem tersebut?

Sistem berfungsi untuk meningkatkan manajemen informasi guna meningkatkan kualitas layanan akademik secara efektif dan efisien dengan melakukan digitalisasi informasi kampus secara sederhana dan online, sehingga modernisasi transformasi struktur, operasi, budaya, proses kampus akan tercapai dan dapat dinikmati oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

Salah satu fungsi utama dari sistem ICT adalah menyediakan layanan informasi, komputasi, dan komunikasi secara terintegrasi pada semua anggota komunitas kampus dan masyarakat luar yang memadai untuk membangun komunitas pengetahuan yang kreatif dan enterepreneurial.[7] Berdasarkan definisi fungsi ini, integrasi kampus dan masyarakat luar belum tercapai optimal.

  1. Apakah aplikasi yang dijalankan diikuti dengan perubahan proses?

Ya, meskipun masih sedikit. Manajemen ICT belum secara sempurna beriringan dengan manajemen kampus.

Seharusnya manajemen proses memperhatikan tentang:

a)      Dukungan terhadap dosen atau mahasiswa yang berkontribusi dalam karya ilmiah yang dipublikasikan pada website

b)      Menciptakan kultur kampus yang ramah dengan e-learning, e-campus, e-government, dan jenis layanan elektronik lainnya

  1. Apakah sudah diperoleh keuntungan yang sesuai harapan? Jika Tidak, mengapa?

Belum, misal: informasi eksistensi kampus lebih dikenal masyarakat luas dengan mengaksesnya secara mudah melalui Internet. Tapi keuntungan ini belum maksimal, karena ICT belum mencapai 50% reduksi anggaran belanja kampus.

Dua aspek pembaruan yang penting, sebagai berikut: pembaruan pendekatan pembelajaran dan pemanfaatan teknologi informasi/komunikasi. Reformasi ini niscaya melibatkan aspek-aspek yang lebih luas, seperti pembaruan kelembagaan, peraturan/legislasi, manajemen, pembiayaan, dan sumber daya manusia.[1] Pembaruan ini masih sangat kurang, salah satunya terlihat kurang sosialisasi penggunaan website, sehingga menyebabkan kurang respon mahasiswa terhadap penggunaan website itu dalam aktivitas perkuliahan. Padahal akan lebih baik, apabila website tersebut digunakan untuk e-learning oleh mahasiswa dan dosen.

  1. E.  Latihan: Keterlibatan Warga

Perhatikan langkah-langkah yang dilakukan oleh institusi anda untuk melibatkan warga dalam memutuskan bagaimana layanan publik harus diperbaiki.

Berikan contoh-contoh langkah yang dilakukan:

  1. Adanya fasilitas saran dan kritik di website
  2. Mengadakan kegiatan kampus yang melibatkan masyarakat sekitar, seperti olah raga
  3. Diadakan pertemuan dengan tokoh masyarakat

Apa langkah-langkah ICT lainnya yang akan dilakukan? Berikan ide:

  1. Pengembangan pengelolaan Website Perguruan Tinggi “A”. Misal:

a)      mengembangkan web logs, questionnaire dan feedback dari masyarakat

b)      melakukan konsultasi dengan para tokoh pendidikan dan masyarakat untuk mengembangkan kampus yang dapat meningkatkan partisipasi aktif, baik dari pihak kampus maupun dari stakeholders

c)      memperhatikan masukan-masukan dari personal, terutama dari mahasiswa yang diperoleh melalui forum tidak formal, seperti hasil “ngobrol-ngobrol di facebook

d)     memberikan pelatihan kepada staf administrasi website untuk pengembangan website yang lebih baik, inovatif, dan solutif

  1. Melakukan komputerisasi administrasi kampus. Misal:

a)      Komputerisasi jadwal

b)      Komputerisasi perpustakaan, minimal katalog dan sistem peminjaman

c)      Komputerisasi administrasi akademik, seperti pengumuman nilai dan pengisian KRS (Kartu Rencana Studi)

Indikator good governance mencakup: citizen engagement, transparency, accountability. Partisipasi masyarakat merujuk pada pelibatan warga dalam pengambilan keputusan pada lembaga dan proses manajemen kampus.[9] Yang terjadi di lapangan, pertemuan pihak kampus dan masyarakat masih kurang intensif, yang menyebabkan transparansi masih dinilai kurang optimal, sehingga akuntabilitas juga belum mendapatkan parameter yang jelas dalam pandangan stakeholders. Padahal adanya trust dari masyarakat terhadap kampus itu merupakan hal yang sangat fundamental.

E-government merupakan cara pemerintah untuk menggunakan teknologi yang baru untuk menyediakan masyarakat akses yang lebih banyak mengenai informasi dan pelayanan pemerintah, untuk meningkatkan kualitas service dan menyediakan kesempatan yang lebih besar untuk berpartisipasi dalam proses dan institusi demokrasi (Indrajit, 2002 : 2-4).[2] Berdasarkan definisi ini, maka apabila e-government digantikan istilahnya menjadi e-campus, terlihat jelas bahwa demokrasi kampus belum tercapai dengan baik, karena masih kurangnya memperhatikan indikator good governance di atas.

Perlu dicatat bahwa keterlibatan warga berarti tidak hanya terdiri atas masyarakat, tapi mencakup pihak kampus yang berkepentingan terhadap sistem yang ada terutama ICT kampus. Dengan kata lain, warga di sini mencakup masyarakat, mahasiswa, dosen, stakeholders, dan pihak-pihak pemangku kebijakan kampus.

  1. F.       Latihan: Maturitas Layanan

Buatlah daftar layanan-layanan online utama yang dilakukan oleh institusi anda. Untuk setiap layanan, tentukan maturitasnya pada hirarki level 4.

  1. layanan: fasilitas semua informasi terpenuhi

maturitas: harus dioptimalisasi, karena ada fasilitasnya tapi belum digunakan secara optimal (contohnya informasi baru bersifat umum, tidak spesifik ke penyediaan bahan perkuliahan)

  1. layanan: semua form dan data entry terlayani (contohnya daftar ulang)

maturitas: harus ditetapkan, karena kebijakan kampus belum menetapkannya

  1. layanan: interaksi antara pemakai dengan pemberi layanan (contohnya perwalian)

maturitas: tidak ada, karena belum ada layanan khusus untuk perwalian, seperti Kartu Rencana Studi on-line

  1. layanan: komunitas pengetahuan yang kreatif dan entrepreneurial (contohnya group atau komunitas online)

maturitas: harus diinisialisasi, karena fasilitasnya sudah tersedia seperti facebook Perguruan Tinggi “A” (alamatnya tersendiri: http://fb.pta.or.id), tapi belum digunakan secara efisien.

Maturity model merupakan alat ukur untuk mengetahui kondisi proses IT yang digunakan pada saat sekarang oleh suatu organisasi, kemudian dapat digunakan untuk mengendalikan dan memonitor proses IT untuk meyakinkan pencapaian tujuan-tujuan kinerja proses IT. Dalam pembuatan maturity model ini digunakan kuesioner yang dibuat berdasarkan Control Objective For Information and Related Technology (COBIT) untuk proses-proses yang terdapat pada control processyang telah ditentukan sebelumnya. Nilai yang didapat dari perhitungan tingkat maturity didapat model maturity sebagai berikut: tidak ada, inisialisasi, dapat diulang, ditetapkan, diatur, dioptimalisasi.[5]

Peningkatan kualitas diukur dari tingkat kematangan layanan (service maturity level). Paling tidak ada empat tingkat kematangan Cyber Campus yang dapat didefinisikan.[7]

  • Kematangan level satu tercapai apabila semua informasi yang diperlukan kegiatan akademis dapat terpenuhi secara akurat dan valid oleh layanan informasi Cyber Campus.
  • Kematangan level dua tercapai apabila semua form dan data entry (misalnya pendaftaran ulang mahasiswa) untuk memfasilitasi kegiatan akademis terlayani melalui Cyber Campus.
  • Kematangan level tiga tercapai apabila tersedia fasilitas interaksi antara pemakai dengan pemberi layanan sehingga sebuah urusan/masalah akademis dapat diselesaikan tuntas melalui Cyber Campus. Misalnya, proses perwalian dan negosiasi kredit perkuliahan dapat diselesaikan melalui Internet dan/atau telepon antara mahasiswa dan dosen wali tanpa harus bertemu fisik.
  • Kematangan level empat tercapai apabila tersedia layanan sehingga terbentuklah smart campus: komunitas pengetahuan yang kreatif dan entrepreneurial.

Referensi

  1. Ace Suryadi. 2007. Pemanfaatan ICT Dalam Pembelajaran. Universitas Krisnadipayana
  2. Arief dan Retno Sunu Astuti. Implementasi E-Government dalam Penyelenggaraan Pemerintahan di Era Globalisasi
  3. A S Hornby. 2000. Oxford Advanced Learner’s Dictionary, Sixth Edition. Oxford University
  4. DAS. 2007. Customer Focus
  5. Heni Jusuf. 2009. IT Governance Pada Layanan Akademik On-Line Di UniversitasNasional Menggunakan Cobit (Control Objectives ForInformation And Related Technology) Versi 4.0. Universitas Nasional Jakarta
  6. ICT for Energy Efficiency: Consultation Groups Sectors Reports. 2008
  7. Kebijakan Pengembangan Teknologi Informasi di ITB Menuju ITB Smart Campus (White Paper versi 1.1 (PSDI))
  8. MCE. 2011. CustomerRecommendation
  9. Rahmi Yunita. 2008. Implementasi Peraturan Daerah Tentang Transparansi dan Partisipasi Publik di Kabupaten Lebak, Tugas Akhir Program Magister. Universitas Terbuka Jakarta
  10. Tomasz Janowski. Introduction to Electronic Government. United Nations University
  11. WITSA Statement on ICT and Energy Efficiency The Role of Technology in Tackling Climate Change. 2008
  12. Wolfgang Reinhardt. 2008. ICT/ITS and Eco-Efficiency. EU-Japan Cooperation Forum in ICT Research
  13. Darrell E. Owen, et al. 2001. Indonesia—Information andCommunications Technologies (ICT)Assessment. Jakarta
  14. Munir. The Role of Information and Communication Technology (ICT) in the Education of History to Develop Nationalism. Indonesia University of Education

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s