Bab 3 Analis sebagai Manager Proyek

Judul Buku: Systems Analysis and Design in a Changing World, Edisi 4

Diterjemahkan oleh: Komarudin Tasdik

Bab 3 Analis sebagai Manager Proyek

(Slide 2 & 3 Tujuan pembelajaran)

Gambaran Umum

v Prinsip-Prinsip Dasar Manajemen Proyek

  • Faktor-faktor sukes proyek
  • Peran manager proyek
  • Ruang lingkup ilmu manajemen proyek

v Bagaimana sistem informasi dimulai

  • Bagian perencanaan strategis menyeluruh
  • Respon terhadap kebutuhan bisnis yang mendesak

v Fase perencanaan proyek SDLC

v Contoh-contoh perencanaan proyek untuk RMO

Faktor Sukses Proyek

v Peran penting manajemen proyek untuk kesuksesan proyek pengembangan sistem

v 2000 Standish Group Study

  • Hanya 28% proyek pengembangan sistem yang sukses
  • 72% proyek dibatalkan, selesai dengan terlambat, selesai melebihi budget, dan/atau fungsinya terbatas

v Jadi, proyek membutuhkan planning, control, dan execution yang cermat

Alasan Kegagalan Proyek

v Kebutuhan yang tidak lengkap dan berubah

v Keterlibatan user terbatas

v Kelemahan dukungan eksekutif

v Kelemahan dukungan teknis

v Perencanaan proyek tidak baik

v Tujuan tidak jelas

v Kekurangan sumber daya yang dibutuhkan

Alasan Kesuksesan Proyek

v Penentuan kebutuhan sistem yang jelas

v Keterlibatan user substansial

v Dukungan manajemen atas (upper management)

v Perencanaan proyek yang cermat dan rinci

v Schedules dan milestones kerja realistis

Peran Manager Proyek

v Management proyek—mengorganisir dan mengarahkan orang untuk mencapai hasil yang telah direncanakan sesuai budget dan schedule yang telah direncanakan pula

v Kesuksesan atau kegagalan proyek tergantung pada skill manager proyek

  • Permulaan proyek—merencanakan dan mengorganisir
  • Selama proyek—memonitor dan mengontrol

v Responsibilitas internal dan eksternal

Responsibilitas Internal

v Mengidentifikasi tugas-tugas proyek dan membangun struktur work breakdown (laporan kerja)

v Mengembangkan schedule proyek

v Merekrut dan melatih anggota tim

v Memberikan tugas kepada kepada anggota tim

v Mengkoordinir aktivitas-aktivitas anggota tim dan subteam

v Mengamati risiko proyek

v Memonitor dan mengontrol project deliverables and milestones

v Memverifikasi kualitas project deliverables

Responsibilitas Eksternal

v Melaporkan status dan kemajuan proyek

v Membangun hubungan kerja yang baik dengan yang mengidentifikasi syarat sistem yang diperlukan

  • Orang yang akan menggunakan sistem

v Bekerja langsung dengan client (sponsor proyek) dan stakeholders lain

v Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan sumber daya dan memperoleh sumber daya

Various Titles/Roles of Project Managers

Title Power/Authority Organization Structure Description Duties
Koordinator proyek atau pemimpin proyek Terbatas Proyek mungkin dijalankan dalam beberapa departemen atau proyek mungkin memiliki lead developer kuat yang mengontrol perkembangan produk akhir Mengembangkan beberapa perencanaan.

Mengkoordinir beberapa aktivitas.

Memelihara status dan kemajuan yang telah diinformasikan kepada masyarakat.

Jangan memiliki line authority pada project deliverables

Manager proyek, petugas proyek, atau ketua tim Sedang Proyek dijalankan dalam departemen TI, tapi fungsi-fungsi bisnis lain bersifat independen Mungkin memiliki kewajiban-kewajiban manajemen proyek dan beberapa kewajiban teknis.

Memanage proyek yang biasanya berukuran sedang.

Mungkin berbagi responsibiltas proyek dengan client.

Manager proyek atau manager program Tinggi Organisasi proyek merupakan bagian utama, high-profile part dari perusahaan.

Perusahaan diorganisir di sekitar proyek, atau terdapat departemen TI yang besar dan hebat

Biasanya memiliki pengalaman luas dalam isu-isu teknis sebaik manajemen proyek.

Terlibat dalam keputusan manajemen dan isu-isu teknis.

Seringkali memiliki staf pendukung untuk menyelesaikan pekerjaan tulis-menulis.

Memanage proyek-proyek yang kian menjadi besar

Participants in a System Development Project: lihat slide 12

Pekerjaan Manajemen Proyek

v Permulaan proyek

  • Perencanaan proyek yang menyeluruh

v Selama proyek

  • Manajemen eksekusi proyek
  • Manajemen kontrol proyek
  • Penutupan proyek

v Pendekatan manajemen proyek berbeda untuk

  • SDLC prediktif
  • SDLC adaptif

Project Management and SDLC Tasks for a Predictive Project: hal. 14

Project Management and SDLC Tasks for an Adaptive Project: hal. 15

Project Management Body of Knowledge (PMBOK)—Ruang Lingkup Manajemen Proyek Ilmu Pengetahuan

v Scope management

  • Mengontrol fungsi-fungsi yang tercakup dalam sistem
  • Mengontrol skup pekerjaan yang dilakukan oleh tim

v Time management

  • Membangun schedule rinci dari semua pekerjaan proyek
  • Memonitor kemajuan proyek terhadap milestones

v Cost management

  • Memperhitungkan analisis biaya/keuntungan
  • Memonitor berbagai biaya

v Manajemen Kualitas

  • Membuat perencanaan kualitas dan mengontrol aktivitas-aktivitas untuk tiap fase proyek

v Manajemen Sumber Daya Manusia

  • Merekrut dan menyewa anggota tim proyek
  • Melatih, memotivasi, membangun tim

v Manajemen Komunikasi

  • Mengidentifikasi stakeholders dan komunikasinya
  • Membangun komunikasi tim

v Manajemen Risiko

  • Mengidentifikasi dan me-review risiko- risiko kegagalan
  • Mengembangkan perencanaan untuk mengurangi risiko ini

v Procurement management

  • Mengembangkan permintaan proposal (RFPs)
  • Mengevaluasi tawaran, menulis kontrak, memonitor performance

v Manajemen Integrasi

Permulaan Proyek dan Fase Perencanaan Proyek

v Mensinergikan kekuatan untuk memulai proyek

  • Merespon kesempatan
  • Memecahkan masalah
  • Menyesuaikan diri terhadap petunjuk

v Inisiasi proyek berasal dari

  • Perencanaan strategis IS jangka panjang (top-down) diprioritas dengan weighted scoring
  • Para manager departemen atau manager proses (bottom-up)
  • Merespon kekuatan- kekuatan luar (HIPAA)

Memulai Sistem Pendukung Pelanggan RMO

v Perencanaan IS strategis mengarahkan  prioritas proyek pengembangan IS

v Sistem pendukung pelanggan dipilih

  • John MacMurty – creates project charter (membuat kesepakatan proyek)
  • Barbara Halifax – project manager (manager proyek)
  • Steven Deerfield – senior systems analyst (analis sistem senior)
  • Goal is to support multiple types of customer services (ordering, returns, online catalogs) => Tujuan itu mendukung berbagai jenis layanan pelanggan (pemesanan, pengembalian, katalog online)

v Kesepakatan proyek menggambarkan partisipan-partisipan kunci (penting)

RMO Project Charter

Project Name: Customer Support System
Project Purpose: Menyediakan level customer support berjenjang. Harus mencakup semua customer-related functions dari entri order ke pengapalan, mencakup kebutuhan/katalog pelanggan, entri order, order tracking, pengapalan, back order, pengembalian, dan analisis penjualan
Anticipated completion: Dalam 10 bulan permulaan proyek
Approved budget: Mencapai $1,500,000
Key participants:
Participant Posisiton Primary Responsibilities
Barbara Halifax Project Manager Memanage semua proyek
John MacMurty Director Mengawasi manager proyek

Mengecek status mingguan

Serve on oversight committee

Mac Preston Chief Information Officer (CIO) Serve on oversight committee
William McDougal Senior VP marketing/sales Mengarahkan sponsor proyek

Menyetujui budget, schedule

Serve on oversight committee

Robert Schneider Direktur penjualan katalog Serve on oversight committee

Menyediakan support/sumber daya user

Brian Haddock Direktor operasional Serve on oversight committee

Menyediakan support/sumber daya user

Jason Nadold Manager of Shipping Menyediakan support/sumber daya user

Aktivitas fase perencanaan proyek

Aktivitas fase perencanaan proyek dan pertanyaan-pertanyaan kuncinya

Aktivitas Fase Perencanaan Proyek Pertanyaan Kunci
Mendefinisikan masalah Apakah kita memahami apa yang akan kita kerjakan?
Membuat schedule proyek Bisakah proyek itu diselesaikan tepat waktu dengan sumber daya yang ada?
Mengkonfirmasi feasibilitas proyek Apakah masih mungkin memulai bekerja pada proyek ini?
Menyusun kepegawaian proyek Apakah sumber daya tersedia, terlatih, dan siap untuk memulai proyek?
Meluncurkan proyek Apakah kita siap untuk memulai proyek?

Mendefinisikan Masalah

v Mereview kebutuhan-kebutuhan bisnis

  • Menggunakan perencanaan strategis
  • Mencari keterangan dari para user kunci
  • Mengembangkan daftar dari keuntungan bisnis yang diharapkan

v Mengidentifikasi kemampuan sistem yang diharapkan

  • Menentukan  skup istilah-istilah kebutuhan/persyaratan

v Membuat dokumen skup sistem

v Membangun bukti konsep prototype

v Diagaram konteks untuk Customer Support, slide 25

Mendefinisikan Masalah pada RMO

v  Barbara—menyelesaikan pernyataan definisi masalah

v Steve—memimpin persiapan penelitian pada solusi alternatif

v Barbara, Steve, dan William McDougal—memulai analisis sebelum membuat keputusan solusi

v Barbara dan Steve—memulai schedule, budget, pernyataan feasibiltas untuk sistem baru

Membuat Schedule Proyek

v Mengembankan work breakdown structure (WBS)

  • Daftar tugas dan durasi yang dibutuhkan untuk proyek
  • Mirip dengan outline untuk paper penelitian
  • WBS adalah fondasi untuk schedule proyek

v Membangun grafik PERT/CPM

  • Membantu dalam memberikan tugas
  • Metode critical path
  • Gantt chart dan tracking GANTT chart

Partial PERT/CPM Chart: slide 28

Gantt Chart for Entire Project (with overlapping phases): slide 29

Gantt Chart for Iterative Project: slide 30

Mengkonfirmasi Feasibilitas Proyek

v Manajemen Risiko

v Feasibilitas ekonomi

  • Analisis biaya/keuntungan
  • Sumber pendanaan (cash flow, lmodal jangka panjang)

v Organizational and cultural feasibility

v Technological feasibility

v Schedule feasibility

v Resource feasibility

Manajemen Risiko

Analisis Risiko yang Disempurnakan

Deskripsi Risiko Pengaruh potensial pada proyek (tinggi, sedang, bawah) Kemungkinan Kejadian (tinggi, sedang, bawah) Kesulitan Antisipasi Tepat Waktu (sulit, sedang, mudah) Ancaman Menyeluruh
Anggota tim kritis (ahli) tidak ada Tinggi Sedang Sedang Tinggi
Mengubah kebutuhan legal Tinggi Rendah Sulit Rendah
Pekerja organisasi bukan kecerdasan komputer Sedang Sedang Mudah Sedang

Feasibilitas Ekonomi

v Analisis Cost/Benefit

  • Menaksir biaya pengembangan proyek
  • Menaksir biaya operasional setelah proyek
  • Menaksir keuntungan finansial berdasarkan tabungan tahunan dan menambah pendapatan
  • Menghitung dengan menggunakan tabel costs and benefits

v Menggunakan net present value (NPV), payback period, return on investment (ROI) techniques

Supporting Detail for Salaries and Wages for RMO, slide 34

Summary of Development Costs for RMO, slide 35

Summary of Annual Operating Costs for RMO, slide 36

Sample Benefits for RMO, slide 37

RMO Cost Benefit Analysis, slide 38

Intangibles dalam Feasibiltas Ekonomi

v Intangible benefits tidak dapat diukur dalam dollars

  • Menambah level layanan
  • Kepuasan pelanggan
  • Survival
  • Harus mengembangkan in-house expertise

v Intangible costs tidak dapat diukur dalam dollars

  • Mengurangi moril pekerja
  • Kehilangan produktivitas
  • Kehilangan pelanggan atau penjualan

Feasibilitas Organisasi dan Kultur

v Tiap perusahaan memiliki kultur sendiri

  • Sistem baru harus sesuai dengan kultur

v Mengevaluasi isu-isu terkait dengan risiko potensial

  • Level bawah kompetensi komputer
  • Fobi komputer
  • Merasa kehilangan kontrol
  • Berubah kemampuan
  • Kekhawatiran perubahan kerja atau kehilangan kerja

Feasibilitas Teknologi

v Apakah sistem men-stretch state-of-the-art technology?

v Apakah in-house expertise sekarang ada untuk perkembangan?

v Apakah vendor luar harus dilibatkan?

v Solusi mencakup:

  • Melatih dan menyewa para pekerja yang lebih berpengalaman
  • Menyewa konsultan
  • Mengubah skup dan pendekatan proyek

Feasibiltas Sumber Daya

v Ketersediaan anggota tim

v Level kemampuan tim

v Komputer, peralatan,  dan persediaan

v waktu dan ketersediaan staf pendukung

v Fasilitas Fisik

Staffing dan Launching Proyek

v Mengembangkan perencanaan sumber daya untuk proyek

v Mengidentifikasi dan meminta staf teknis khusus

v Mengidentifikasi dan meminta staf user khusus

v Mengorganisir tim proyek ke dalam workgroups

v Memimpin persiapan pelatihan dan latihan-latihan membangun tim

v Pertanyaan staffing kunci: “Apakah sumber daya tersedia, terlatih, dan siap untuk memulai (proyek)?”

Launching Project

v Skup didefinisikan, risiko diidentifikasi, proyek mungkin dapat dikerjakan, schedul dikembangkan, anggota tim diidentifikasi dan siap (bekerja)

v Oversight committee diselesaikan, bertemu untuk berjalan terus sebuah proyek, dan me-release keuangan

v Pengumuman formal dibuat untuk semua bagian yang terlibat dalam organisasi

v Pertanyaan launch kunci: “Apakah kita siap memulai?”

Ikhtisar Perencanaan Proyek RMO

v Membuat schedule dan perencanaan untuk CSS

v Menyebut semua aspek manajemen proyek (perencanaan dan skup proyek)

v Mencakup komunikasi dan kualitas proyek

v Mengidentifikasi anggota tim yang diinginkan

  • Menyaring prosedur kerja internal
  • Memikirkan alat dan teknik yang digunakan pada proyek
  • Merencanakan meeting untuk peluncuran secara resmi

RINGKASAN

v Tugas Manajemen Proyek

  • Mulai pada fase perencanaan proyek SDLC
  • Melanjutkan ke tiap fase SDLC

v Mengorganisir dan memimpin orang lain

  • Mencapai hasil yang direncanakan
  • Menggunakan schedule dan budget yang ditetapkan sebelumnya

v Bidang Ilmu pengetahuan yang dibutuhkan

  • Skup, waktu, biaya, kualitas, sumber daya manusia, komunikasi, risiko, procurement

v Inisiasi Proyek

  • Kebutuhan sistem informasi diidentifikasi dan diprioritaskan dalam perencanaan strategis

v Fase Perencanaan  Proyek

  • Mendefinisikan masalah (investigasi dan skup)
  • Membuat schedule proyek (WBS)
  • Mengkonfirmasi feasibiltas proyek (mengevaluasi proyek)
  • Staff project (mengetahui skill orang)
  • Launch project (persetujuan formal eksekutif)

One response to “Bab 3 Analis sebagai Manager Proyek

  1. Pingback: Archive for Satzinger -riandragon89

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s