PRINSIP-PRINSIP SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PRINSIP-PRINSIP SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Penerjemah: KomarudinTasdik

Judul Asli        : Principles of Management Information Systems

Oleh                : George M. Scott

Pengantar

Buku ini ditulis untuk semua mahasiswa jurusan bisnis. Juga diharapkan dapat bermanfaat bagi semua orang—baik mahasiswa, maupun masyarakat umum—yang ingin mendapatkan pemahaman tentang komputer dan sistem informasi manajemen yang harus dimiliki seorang manager.

Karakteristik yang sangat berbeda dari buku ini adalah menyajikan inti pengetahuan sistem yang harus dipelajari oleh semua mahasiswa jurusan bisnis (kecuali topik tentang pemrograman) dan buku ini juga lebih menekankan pada pembahasan materi dari perspektif manager daripada pekerja teknis. Pendekatan ini merefeleksikan filosofi bahwa semua mahasiswa jurusan bisnis—apapun konsentrasinya—harus menempuh Matakuliah Prinsip-Prinsip Sistem Informasi, sama halnya ketika mereka harus menempuh Matakuliah Prinsip-Prinsip Akuntansi, Keuangan, Manajemen, Pemasaran, dan bidang bisnis lainnya. Buku ini cukup komprehensif dan berorientasi pada prinsip-prinsip, konsep-konsep, dan ide-ide yang berkenaan dengan sistem informasi daripada hal teknis atau “pemrosesan data”.

Banyak profesor manajemen dan professor bidang lainnya tanpa latar belakang kemampuan komputer teknis telah menggunakan buku ini untuk mengajarkan materi sistem informasi.

Tema utama buku ini adalah sistem informasi untuk tujuan managerial dan implikasi teknologi komputer terhadap proses manajemen. Buku ini diharapkan dapat mengenalkan sistem informasi kepada mahasiswa, sebagai kelanjutan dari materi pemrograman, juga bagi mahasiswa yang ingin memperdalam materi pemrograman atau sistem informasi lanjutan.

Ada beberapa keuntungan menempuh dahulu Matakuliah Dasar-Dasar Sistem Informasi sebelum Matakuliah Pemrograman. Matakuliah Prinsip-Prinsip Sistem Informasi membahas tentang sistem informasi bisnis yang semua mahasiswa jurusan bisnis harus mengambilnya terlebih dahulu, sementara Matakuliah Pemrograman adalah sebagai matakuliah awal yang membahas sistem informasi secara sederhana dan teknis.

Tambahan pula, gambaran umum ini diambil dari Matakuliah Prinsip-Prinsip Sistem Informasi untuk membantu mahasiswa dalam memutuskan apakah mereka ingin mengambil matakuliah sistem tambahan atau tidak. Matakuliah Pemrograman sering mengesankan mahasiswa, hingga menganggap seolah-olah pemrograman adalah segalanya dalam sistem informasi dan jika mereka tidak menikmati atau tidak menguasai pemrograman, mereka tidak mau mempelajari sistem informasi lebih lanjut lagi. Faktanya, banyak mahasiswa yang akan meniti karir di bidang sistem informasi berhenti di tengah jalan hanya karena tidak menguasai pemrograman.

Mungkin keuntungan terbesar menempuh Matakuliah Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen sebagai kelanjutan dari pemrograman terlihat pada karya-karya intelektual seorang manusia, pola pemikiran permanen individu—pandangan mereka tentang dunia sistem informasi—sangat dipengaruhi persepsi awal. Pandangan yang tepat tentang dunia sistem informasi harus dimiliki terlebih dahulu. Begitu juga dengan pendapat penulis buku ini bahwa dalam bidang sistem informasi, mahasiswa jurusan bisnis harus memahami gambaran umum tentang sistem informasi itu sendiri. Jika mahasiswa diajari pemrograman sebelum sistem informasi, mereka akan memandang resiko penerapan sistem informasi berdasarkan sudut pandang seorang programmer atau teknisi semata, yang mana sudut pandang itu sangat terbatas untuk membantu para manager dalam membuat keputusan, mengingat seorang manager itu seharusnya lebih banyak berpikir dalam level sistem informasi manajemen, bukan level pemrograman komputer.

Mahasiswa tanpa latar belakang pemrograman komputer sangat memungkinkan untuk memahami buku ini seperti mahasiswa yang sudah mempelajari pemrograman terlebih dahulu. Karena faktanya, banyak mahasiswa terbaik Penulis yang tidak memiliki latar belakang sistem komputer apapun terlebih dahulu dapat memahami isi buku ini dengan baik.

Kini, pemrosesan data bisnis secara komputerisasi telah ditemukan di organisasi-organisasi kecil sekalipun. Perusahaan dan organisasi lainnya yang berhubungan dengan tulis menulis, para pekerjanya sering menggunakan komputer untuk tujuan bisnis. Buku ini diharapkan dapat berguna bagi mahasiswa ketika bergabung dengan organisasi kecil, menengah, mapun besar; peran komputer besar (mainframe computer) hampir sama dengan komputer kecil (microcomputer), mahasiswa harus memahami keduanya. Prinsip-prinsip dan teknik dasar dari analisis dan design sistem juga hampir sama, tidak masalah apapun ukuran komputer atau proyeknya.

Terdapat perbedaan yang mencolok antara sistem besar  dan kecil, dan buku ini memberikan penjelasan khusus tentang perbedaan ini. Buku ini juga memaparkan tentang microcomputer sebagai referensi.

Materi buku ini dapat ditempuh selama satu semester oleh mahasiswa jurusan bisnis, administrasi publik, perpustakaan, dan kajian ilmiah lainnya baik level yunior, senior, maupun yang sudah lulus. Buku ini juga menyajikan pengenalan sistem informasi untuk mahasiswa ilmu komputer dan teknik informatika, yang mengambil Matakuliah Komputer Teknis sebagai tambahan dan memahami pandangan seorang manager terhadap sistem informasi. Mahasiswa sastera umum yang menginginkan karir di bidang pemrosesan data tidak dapat berbuat yang lebih baik tanpa pengenalan sistem informasi seperti dibahas dalam buku ini.

Beberapa bab di Bagian I membahas manajemen dan proses kontrol organisasi serta yang berkenaan dengan sifat sistem informasi manajemen. Bagian II membahas industri komputer dari sudut pandang kesempatan karir yang ada di bidang  industri, kemudian menyajikan dasar-dasar sistem komputer. Beberapa bab menguraikan topik sistem komputer secara khusus, dan dua bab berkenaan dengan sistem informasi fungsional.

Bagian III menyajikan topik bagaimana mengorganisir dan memimpin proyek sistem, termasuk komputer (mainframe dan microcomputer) yang dipilih, juga sudut pandang seorang manager. Dalam bagian ini lebih ditekankan pada bagaimana para manager dapat berpartisipasi dalam proyek  sistem.

Materi dalam buku ini telah dikembangkan selama bertahun-tahun dan memunculkan pembahasan tiga dimensi utama berdasarkan pengalaman penulis. Pertama, pengajaran yang ekstensif di bidang sistem. Kedua, konsultasi manajemen; sebagai seorang konsultan manajemen, Penulis melayani senior manager dalam menjembatani aktivitasnya yang berhubungan dengan komputer.

Dimensi ketiga adalah kepentingan jangka panjang Penulis dan pembelajaran manajemen umum. Keseluruhan buku ini diharapkan dapat merefleksikan orientasi managerial ini.

Tujuan buku ini adalah menyajikan materi tentang sistem informasi, teknologi komputer, dan ilmu pengembangan sistem, agar mahasiswa dapat:

  1. Berkomunikasi secara efektif dengan personil pemrosesan data.
  2. Mengenal dan mengidentifikasi masalah sistem informasi.
  3. Berpartisipasi sebagai anggota tim proyek sistem secara tepat.
  4. Menginterpretasikan perkembangan teknologi informasi baru seperti memasukkan pembahasannya dalam kerangka sistem informasi.
  5. Mengantisipasi dan membantu membentuk struktur sistem informasi organisasi dalam pengenalan teknologi yang akan menjadi hal penting selama lima tahun ke depan.

Penulis berhutang budi kepada banyak pihak yang telah membantu dalam penyusunan buku ini. Terutama kepada Dr. Ronald Teichman dari Pennsylvania State University yang secara kritis mereview semua manuskrip dan telah memberikan saran yang sangat bermanfaat. Para peninjau resensi buku ini, yaitu Dr. Gordon Davis dari University of Minnesota, Dr. Paul R. Watkins dari University of Southern California, Dr. Warren J. Bow dari University of Iowa, Dr. Andrew Varanelli, Jr. dari Pace University, Professor dari University of Colorado Dr. Grover M. Rodich, Dr. Edward A. Christensen dari California State University (Sacramento), dan Dr. Virginia Gibson dari University of Maine. Di McGraw-Hill Book Company, tiga editor yang telah banyak membantu, yakni James Vastyan, Eric Munson, dan Christina Mediate. Begitu pula, buat Blanche Boucher yang telah memberikan bantuan rancangan editorial, dan Denis Yphantis yang telah banyak membantu dalam sistem pemrosesan kata.

George M. Scott

BAGIAN SATU

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

Buku ini dibagi ke dalam tiga bagian: Sistem Informasi Manajemen, Dasar-Dasar Sistem Komputer, dan Pengembangan Sistem Informasi. Bagian ini berkaitan dengan sifat informasi dan kebutuhan informasi para manager. Tiga bab pertama menyajikan seri konsep yang berhubungan dengan informasi, dan pembangunan sistem dalam konsep-konsep tersebut, Bab 4 mendefinisikan dan membahas Sistem Informasi Manajemen. Pengenalan Sistem informasi Manajemen dibahas di tiga bab pertama agar mahasiswa dapat memahami pengertian istilah “Sistem Informasi Manajemen”.

BAB I

ORGANISASI: MANAGER, STRUKTUR, DAN AKTIVITAS

Dasar Pemikiran

Untuk bekerja secara efektif dalam sebuah organisasi dibutuhkan pemahaman tentang fungsi-fungsi organisasi. Cara tepat untuk mendapatkan pemahaman itu adalah dengan menganalisis aliran informasi organisasi yang bersangkutan, yang mana ia membutuhkan pengujian struktur dan aktivitas serta gaya managernya. Hal-hal tersebut dibahas dalam bab ini.

Sasaran Bab I:

  1. Memperlihatkan dinamika lingkungan, struktur, dan aktivitas organisasi dan mendemonstrasikan bagaimana menghubungkan aliran informasi dalam organisasi.
  2. Mengilustrasikan bagaimana gaya dan proses manajemen mempengaruhi perkembangan sistem informasi organisasi.

PENDAHULUAN

Buku ini membahas tiga bidang utama dari ilmu sistem informasi yang penting bagi para manager, yaitu: sistem komputer, sistem informasi dan pengembangan sistem informasi.

Sistem Komputer

Sistem komputer telah merambah ke dalam bidang bisnis dan niaga. Pemahaman tentang teknologi komputer dibutuhkan untuk memahami sistem informasi. Faktanya, pemahaman tentang sistem microcomputer telah menjadi sangat penting bagi semua manager dan profesional dalam organisasi bisnis.

Sistem Informasi

Kepentingan yang lebih besar bagi para manager selain teknologi komputer adalah ilmu tentang sistem informasi—sistem-sistem itu dibuat oleh para analis dan manager untuk menyelesaikan tugas-tugas spesifik yang dianggap penting dalam organisasi. Tugas-tugas ini berkaitan dengan proses data sederhana, seperti mempersiapkan faktur pelanggan, menyediakan analisis managerial cerdas untuk manajemen organisasi. Ilmu yang dibutuhkan manager berkaitan dengan sistem informasi, secara garis besar terbagi ke dalam dua ketegori:

  1. Pemrosesan data bisnis (business data processing). Sangat banyak organisasi melakukan transaksi bisnis dalam jumlah yang besar (mungkin jutaan per hari) dan sangat bervariasi. Perekaman dan pemrosesan transaksi secara akurat ini dikenal dengan “pemrosesan data bisnis”.
  2. Sistem informasi manajemen (management information systems). Para manager pada semua level harus menerima gambaran umum dari transaksi bisnis organisasi seperti halnya informasi-informasi lain. Sistem informasi yang ekstensif dan kompleks dibutuhkan untuk memuaskan kebutuhan manager akan informasi.

Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan sistem informasi yang tepat membutuhkan perpaduan antara pengetahuan sistem komputer, pengetahuan sistem informasi, dan pengetahuan tentang bagaimana mendesign dan mengimplementasikan suatu sistem informasi serta bagaimana mendapatkan sistem komputer yang dibutuhkan. Para manager harus berpartisipasi dalam proses-proses ini dan karena alasan inilah mereka harus memiliki pengetahuan tentang proses-proses itu.

Poko Bahasan

Tema yang digarisbawahi dalam buku ini adalah dalam sebuah organisasi, manager apa saja yang harus mengetahui tentang sistem komputer dan sistem informasi, agar dapat memberikan jaminan bahwa informasi mereka akan memuaskan pihak yang berkepentingan.

Empat bab dari Bagian I menjelaskan interaksi antara organisasi, manager, dan sistem informasinya. Keuangan organisasi, proses manajemen, gaya managerial, konsep pemrosesan informasi, dan kebutuhan informasi manager serta sumber-sumber informasi dibahas bersamaan dengan sistem informasi organisasi; pembahasan konsep SIM juga dikembangkan dan diperjelas.

Bagian II membahas dasar-dasar teknologi komputer dan sistem informasi fungsional. Termasuk juga database, telekomunikasi dan teknologi microprocessing, seperti halnya bab dua yang membahas tentang accounting, marketing, dan sistem informasi manufaktur.

Aktivitas pengembangan sistem—analisis sistem, design sistem, dan implementasi sistem—dihubungkan dengan bagian III. Bagian III juga mencakup bab-bab tentang pemilihan hardware dan software, dengan lebih memperhatikan unsur-unsur khusus sistem microcomputer.

Mengapa Mempelajari Sistem Informasi Manajemen?

Di samping harus memahami sistem informasi bisnis berbasis komputer, ada dua alasan tambahan untuk mempelajari materi dalam bab ini:

  1. Menurut berbagai laporan, bahwa industri teknologi informasi, yang mana terdiri dari industri komputer dan industri-industri terkait, merupakan industri komersial terbesar di dunia. Industri ini juga merupakan industri utama dunia yang perkembangannya sangat pesat. Teknologi informasi merupakan transformasi aktivitas ekonomi dan hiburan serta jasa kita menjadi fenomena sosiologis sangat hebat di abad ini.
  2. Industri teknologi informasi merupakan penciptaan lapangan kerja di berbagai bidang bagi mahasiswa jurusan bisnis saat ini. Mahasiswa sekarang akan mudah berkompetisi dengan lulusan-lulusan sebelumnya, yang tidak memiliki keterampilan teknologi komputer.

Lingkungan Organisasi

Pembahasan awal tentang sistem informasi dalam buku ini adalah analisis lingkungan organisasi. Lingkungan organisasi sangat berpengaruh dalam menentukan informasi apa yang harus disediakan oleh sistem informasinya, format informasi yang lebih disenangi, dan bagaimana mengorganisir sistem informasi tersebut.

Lingkungan organisasi mencakup bidang ekonomi, budaya dan politik yang cukup mempengaruhi sebuah organisasi. Bidang-bidang itu mencakup perputaran bunga, tingkat inflasi, kesempatan pekerjaan, perubahan demografis, adat istiadat, hasil pemilu, dan faktor-faktor intern yang mempengaruhi permintaan dan karakteristik pasar lainnya. Sementara bidang ekonomi, budaya, dan politik biasanya berada di luar kontrol organisasi, sehingga organisasi harus menerima dan memproses informasi selengkapnya mengenai bidang-bidang itu.

Faktor internal dan eksternal juga cukup mempengaruhi sebuah organisasi. Ini berpengaruh kepada konsumennya (user dari jasa dan produk yang disediakan organisasi), competitor, investor dan creditor, serta pekerja, yang mungkin direpresentasikan oleh asosiasi dagang. Setiap pihak menyediakan informasi dan menerima informasi dari dan untuk organisasi. Tambahan pula, banyak sekali perwakilan pemerintah yang menyediakan peraturan tentang informasi untuk sebuah organisasi atau menerima masukan yang berkaitan dengan peraturan tersebut dari organisasi. Banyak perusahaan yang telah memberikan lebih dari 1000 laporan tahunan yang berhubungan dengan informasi kepada pemerintah daerah, pusat dan perwakilan pemerintah federal.

Perubahan lingkungan organisasi yang cepat, menuntut organisasi harus secepat mungkin menyikapi perubahan itu sebelum masalah-masalah yang tidak diinginkan muncul. Karena lingkungan organisasi berubah sangat cepat, maka organisasi membutuhkan informasi lebih cepat lagi tentang perubahan lingkungan organisasi tersebut, agar dapat beradaptasi dengan perubahan lingkungannya secara cepat dan tepat. Informasi ini harus dikumpulkan secara sistematis, dan organisasi juga harus menghasilkan dan menyediakan informasi untuk organisasi itu sendiri dan untuk pihak lain agar hubungannya dapat terjalin dengan baik. Pada umumnya, lingkungan organisasi yang lebih kompleks dan dinamis, harus lebih mampu menempatkan usaha dan sumber organisasi yang dimiliki untuk menghasilkan sistem informasinya dengan tepat.

HIRARKI DI STRUKTUR ORGANISASI

Hirarki adalah eksistensi hubungan atasan/bawahan, menghasilkan “rangkaian perintah”; ini berarti bahwa hal itu terjadi di berbagai level yang ada di sebuah organisasi. Dalam organisasi kecil mungkin hanya terdapat dua level: pemilik dan pekerja. Di organisasi besar terdapat banyak level: level terendah adalah pekerja, yang melakukan aktivitas primer (teknis); level dua adalah kepala kelompok, kepala departemen, atau supervisor; level menengah terdapat para manager; dan di level tertinggi terdapat superstruktur kepala divisi, wakil presiden, wakil presiden senior, dan presiden, yang semuanya biasa disebut “top management”. Presiden organisasi/perusahaan memberokan laporan kepada jajaran direktur, sebagai levek tertinggi di sebuah perusahaan.

Di organisasi besar bisa muncul banyak level. Diagram organisasi untuk perusahaan berukuran menengah tampak pada gambar 1.1; hanya marketing, accounting, dan fungsi-fungsi sistem informasi yang digambarkan secara detail. Itu dapat terlihat bahwa marketing dan accounting masing-masing memiliki delapan level dan sistem informasi memiliki Sembilan level. Sementara para pekerja berada dalam satu level, yaitu level bawah.

Lihat gambar halaman 7

Alur Informasi

Hirarki organisasi mempengaruhi sistem informasinya; struktur hirarkis merupakan rancangan fundamental untuk mengorganisir sistem informasi. Dengan beberapa eksepsi dan tanpa memperhatikan alur informasi apa yang mungkin juga terjadi, sistem informasi tersebut diorganisir untuk mengalirkan informasi ke atas garis hirarki itu. Informasi biasanya diolah di setiap level sesuai kebutuhannya, informasi dihasilkan oleh unit organisasi di satu level yang digabungkan dengan level lain, kemudian dialirkan ke level selanjutnya, dan di level selanjutnya itu penggabungan yang serupa dan aliran informasi ke level atas terjadi. Dengan demikian, beberapa informasi dihasilkan sesuai kebutuhan tiap level yang berjenjang.

Informasi juga mengalir ke bawah sesuai garis hirarkis, yang mana berupa arahan, kebijakan, dan panduan teknis; jenis informasi ini jarang sekali dihasilkan oleh sistem komputer dan biasanya lebih sedikit dibandingkan aliran informasi ke atas. Namun, aliran ke bawah merupakan bagian penting dari informasi dan sistem komunikasi karena informasi itu menghubungkan dan mengatur aktivitas-aktivitas para manager di tiap level bawah.

Unit organisasi utama yang difokuskan pada pengembangan sistem informasi biasanya disebut departemen sistem informasi biasanya disebut departemen sistem informasi komputer, yang sering kurang menyadari peran penting aliran informasi ke bawah dan kurang memperhatikan usaha-usaha pengembangan sistemnya untuk menghasilkan aliran informasi tersebut. Ketika aliran informasi ke bawah ini tidak dikembangkan secara tepat, para manager di tiap level biasanya konsisten memberikan kritikan berkenaan “kelemahan komunikasi” itu. Sistem informasi ke bawah harus lebih menjadi perhatian dari para manager dan spesialis sistem informasi.

Aliran informasi tidak terbatas pada hirarki atas dan bawah. Informasi juga mengalir secara horizontal dalam sebuah organisasi, terutama pada sistem informasi pemrosesan transaksi. Aliran informasi horizontal ini sering terjadi, dan informasi tersebut membantu menjelaskan kompleksitas sistem informasi di berbagai organisasi.

Managerial Spans of Control (Rentang Kendali Managerial)

“Span of control” (rentang kendali) merupakan jarak yang dilalui sejumlah orang yang memberikan laporan langsung kepada manager. Berdasarkan gambar 1.1 jika pengawas keuangan dan bendaharawan telah memberikan laporan kepada wakil presiden keuangan senior, span of control dari wakil presiden eksekutif akan berkurang. Penambahan spans of control dapat mempengaruhi pengurangan sejumlah level dalam hirarki organisasi, misalnya, jika posisi wakil presiden eksekutif pada gambar 1.1 dihapus. Konsekuensinya akan mengurangi kompleksitas organisasi dan mengurangi biaya managerial karena struktur organisasi itu akan menjadi sederhana serta hanya sedikit manager yang dibutuhkan. Bagaimanapun juga, keuntungan ini dapat mengantisipasi aktivitas organisasi yang kurang efektif karena kemacetan (bottleneck) informasi dan keputusan, bagi para manager professional menerima informasi yang sangat banyak untuk dianalisis, harus menghasilkan keputusan yang banyak pula, dan harus dapat mengatur aktivitas bawahan yang banyak pula.

Ada dua faktor utama yang mempengaruhi kemampuan organisasi untuk mengurangi managerial span of control. Pertama, kontak langsung dengan bawahan. Para manager harus memperhatikan masalah-masalah lainnya yang berkenaan dengan bawahan, dan pada saat itulah para manager tidak “menjaga jarak” dengan bawahannya, atau span of control berkurang, hal itu membuat masalah menjadi sederhana.

Faktor lainnya juga berhubungan dengank dan evaluasi operasional tiap bawahan dan sub unit organisasi; aktivitas-aktivitas ini sangat tergantung pada informasi yang disediakan oleh sistem informasi. Jika masih membutuhkan waktu untuk melakukan aktivitas kontrol dan evaluasi karena informasi dari sistem informasi itu lebih baik, span of control dapat ditambah. Jadi kualitas sistem informasi merupakan elemen penting dalam hal ini: span of control yang lebih besar terhadap sistem informasi yang berkualitas berarti bahwa organisasi bersangkutan membutuhkan sedikit personil, dan ini berarti bahwa sistem informasi yang efektif dapat mengurangi biaya administratif sebuah organisasi.

Ringkasan Informasi

Ringkasan informasi mencakup pengurangan laporan detail tentang aktivitas-aktivitas agar perspektif “big-picture” diperoleh. Sebagai contoh sederhana, jika dua penjualan masing-masing berkisar $12 dan $8, penjualan ini dapat diringkas menjadi total penjualan $20. Hasil-hasil ringkasan, seperti total penjualan $20 tidak menampilkan total dari tiap penjualan yang terjadi.

Ringkasan diperlukan karena seorang manager tidak dapat menerima dan menggunakan semua hal detail tentang kegiatan unit-unit organisasi di level bawah. Tambahan pula, keputusan yang baik biasanya bisa dihasilkan jika berdasarkan analisis terhadap ringkasan informasi dari kegiatan-kegiatan level bawah. Misalnya, seringkali pola atau petunjuk operasional dapat terlihat dengan jelas dalam ringkasan informasi, tapi tanpa ringkasan petunjuk ini akan dikaburkan oleh banyak hal yang muncul.

Hirarki dan Kompleksitas Organisasi

Pada umumnya, lebih besar level hirarkis, lebih kompleks sistem informasinya. Tiap unit organisasi di tiap level menghasilkan informasi yang harus diringkas dan diperuntukkan bagi level lebih tinggi selanjutnya; jadi apabila jumlah level bertambah, kompleksitas sistem informasi juga meningkat. Kompleksitas sendiri merupakan factor utama dalam sistem informasi yang harus dibiayai; sistem yang kompleks lebih sulit dirancang, lebih mahal diimplementasikan. Kompleksitas dalam sistem informasi juga membuka peluang lebih besar untuk terjadinya error pemrosesan data dan malfungsi sistem.

Terlalu banyak level dalam hirarki mungkin berarti bahwa informasi dari level bawah organisasi mengalir sangat lama menuju level yang lebih tinggi di mana informasi itu dibutuhkan untuk pembuatan keputusan di level yang lebih tingginya, sehingga aliran informasi itu terlambat sampai kepadanya. Masalah besar ini disebabkan oleh penambahan waktu yang diperlukan untuk melengkapi informasi tambahan; ringkasan tambahan ini biasanya membutuhkan intervensi manual dalam aktivitas komputerisasi pemrosesan data. Intervensi manual juga menghasilkan peluang tambahan untuk terjadinya error pemrosesan data, jadi keterlambatan tambahan mungkin disebabkan oleh kebutuhan atas koreksi-koreksi kesalahan itu.

Filterisasi Informasi

Ringkasan informasi menyebabkan tiap level di sebuah hirarki menjadi “filter station” yang mana sebuah pilihan tentang banyak hal dibuat, termasuk ringkasan-ringkasan untuk level yang lebih tinggi selanjutnya; apa yang tidak tersedia dapat di “filtered out”. Dalam sebuah sistem komputerisasi kebanyakan keputusan tentang filterisasi dibuat secara formal sebagai bagian dari rancangan sistem, dan keputusan-keputusan ini termasuk bagian dari program komputer.

Bagaimanapun, informasi manual (tidak dikomputerisasi) juga diringkas di tiap level dan dilaporkan ke level yang lebih tinggi selanjutnya. Di sini para manager melanjutkan pembuatan keputusan-keputusan tentang informasi yang tidak diteruskan kepada atasannya, dan mereka mengimplementasikan keputusan ini dengan sederhana tanpa melakukan pengiriman informasi itu. Proses filterisasi ini bisa bermanfaat, bisa juga berbahaya. Juga, filterisasi itu memungkinkan para manager level bawah untuk mengurangi informasi yang dianggap terlalu sepele atau tidak relevan untuk disampaikan kepada para manager di level atas selanjutnya. Di sisi lain, filterisasi berbahaya bagi organisasi ketika para manager menahan (tidak melaporkan) informasi karena dianggap tidak akan menguntungkannya atau karena kepentingan pribadinya.

Untuk meminimalisir peluang negaitf karena filterisasi informasi yang tidak benar, sebaik mendapatkan informasi tambahan yang tidak dimiliki bawahan (yang memberikan laporan), para manager mengembangkan “windows” (jendela, pengawasan) agar mereka dapat memantau level bawah organisasi itu. Windo sederhana merupakan observasi langsung pada aktivitas di level-level bawah; misalnya, mengelilingi paberik dan bicara kepada pekerja, ini memungkinkan pekerja itu memberikan informasi kepada manager yang sebelumnya tidak disampaikan karena difilter. Observasi langsung dapat juga memberikan informasi yang sulit dicantumkan dalam laporan formal, seperti informasi tentang moral dan loyalitas para pekerja atau opininya tentang program penyelamatan paberik.

Pendekatan window lainnya berada dalam sistem komputer yang bisa menampung informasi lengkap tanpa filterisasi sehingga informasi ini bisa “on call” selalu ada (kapanpun dibutuhkan). Informasi detail ini dapat diuji melalui opsi para manager, yaitu: jika mereka ingin memastikan bahwa informasi yang berasal dari bawahan itu menggambarkan situasi sebenarnya atau jika mereka merasa perlu untuk menganalisisnya lebih lanjut. Misalnya, jika seorang manager menginginkan informasi lebih lengkap tentang summary cost variance, rancangan sistem dapat mengijinkan manager itu menguji tentang perbedaan-perbedaan dalam summary cost itu. Informasi ini dapat diminta dari seorang bawahan, tapi bisa juga diperoleh dari hasil pengolah data yang telah langsung diamankan secara komputerisasi di level bawah atau juga dengan langsung mengakses file-file tersebut via terminal komputer jika sistem informasi itu telah dapat melakukan backu datanya.

Seringali, para manager menggunakan “windows” untuk menguji validasi informasi yang mereka terima melalui sistem informasi formal, walaupun mereka tidak mempunyai fakta untuk meragukannya. Ini untuk memastikan bahwa informasi dari sistem informasi formal itu cukup terpercaya.

KONSENTRASI WEWENANG

Literatur manajemen biasanya membahas dua klasifikasi tentang sejauhmana wewenang diterapkan kepada level-level yang berbeda dalam sebuah organisasi; istilahnya adalah “manajemen sentralistik” dan “manajemen disentralistik.” Dalam manajemen sentralistik, top management (manajemen tingkat atas) bertanggung jawab terhadap hampir semua keputusan-keputusan penting, dan pembuatan keputusan sederhana dilimpahkan kepada level-level manajemen di bawahnya. Dalam manajemen disentralistik, beberapa manager level bawah (biasanya kepala divisi) memiliki wewenang untuk membuat keputusan-keputusan penting yang secara langsung mempengaruhi aktivitas unit-unit organisasinya.

Memandang organisasi hanya berdasarkan tipe manajemennya, yakni sentralistik atau disentralistik merupakan sebuah oversimplikasi, karena organisasi jarang yang menerapkan hanya satu tipe manajemen. Banyak aktivitas managerial dan tanggung jawab pembuatan keputusan yang berbeda dalam menentukan lokasi pembuatan kebijakan dan kekuatan administrati dalam organisasi dapat diorganisir dengan cara yang lebih variatif disbanding sekedar penentuan manajemen sentralistik dan disentralistik. Dimensi ketiga (selain manajemen sentralistik dan disentralistik) yang sangat berguna adalah bentuk-bentuk manajemen yang tidak masuk ke dalam istilah manajemen sentralistik atau disentralistik, melainkan menggunakan istilah “manajemen koordinatif” yang kadang-kadang juga disebut  “collegial management,” “joint management,” “collaborative management,” atau “collective management.” Manajemen sentralistik, disentralistik, dan koordinatif akan dibahas di sini.

Manajemen Sentralistik

Manajemen sentralistik mempengaruhi jumlah permintaan pada sistem informasi. Dalam perusahaan besar dengan ribuan produk berbeda terjual di pasar-pasar yang berbeda geografis pula, sejumlah besar informasi berhubungan dengan hanya satu tipe aktivitas pembuatan keputusan, seperti harga produk, harus diterima dan dianalisis oleh para senior manager. Untuk beberapa aktivitas pembuatan keputusan, informasi detail ini harus diterima sesering mungkin, misalnya mingguan, dan harus dalam format standar; jadi semua cabang atau bagian-bagian tambahan harus memelihara tingkat standarisasi yang tinggi dari sistem informasi mereka. Contoh, informasi dibutuhkan oleh para senior manager untuk penentuan harga produk, maka informasi minimalnya mencakup: (1) permintaan untuk tiap produk di masing-masing lokasi, (2) jumlah dan biaya produksi, dan (3) harga, barang yang dijual, dan aktivitas penjualan para pesaing.

Sistem informasi dari organisasi manajemen terpusat harus dirancang untuk memberikan sejumlah informasi detail tentang operasional dan pasar kepada top management. Hasilnya sering terjadi kemacetan aliran informasi yang terlalu menumpuk. Tidak hanya sistem informasi itu terlalu terbebani, tetapi juga para manager tingkat atas menderita karena informasi yang melebihi kapasitas, kondisi di mana terlalu banyak informasi yang disampaikan kepada para manager pembuat keputusan, membuat mereka tidak dapat menganalisisnya dengan cepat, dan tidak mampu membuat keputusan dengan tepat waktu. Konsekuensi keterlambatan pembuatan keputusan berarti bahwa organisasi secara keseluruhan tidak dapat bergerak cepat menyikai perkembangan-perkembangan di sekitarnya, seperti reduksi harga oleh pesaing, penambahan atau pengurangan persediaan barang tertentu.

Pada umumnya dalam organisasi kecil dan menengah, informasi yang dibutuhkan oleh para pembuat keputusan dapat diperoleh melalui manajemen sentralistik secara tepat waktu. Dan para manager ini akan mampu menggunakan informasi secara efektif. Jadi, organisasi kecil seharusnya memiliki hanya sedikit level dalam hirarki yang akan dilalui informasinya, agar mudah mengontrol perubahan, keterlambatan, atau filterisasi informasi secara tepat, juga tidak boleh semua informasi dimasukkan (untuk dipergunakan level lain), agar tidak mempersulit para manager dalam mengorganisir dan menggunakan informasi secara efektif.

Gambaran umum di atas menyatakan bahwa sistem informasi yang lebih baik dan manajemen sentralistik dari sebuah organisasi yang agak besar dapat berjalan secara efektif. Pengenalan sistem sistem informasi bisinis terkomputerisasi sejak tahun 1960 dan perbaikan yang terus dilakukan sejak sistem itu dianggap penting, semua pihak sepakat, organisasi yang tidak terlalu besar saat ini bisa menggunakan manajemen sentralistik seperti yang telah dilakukan sebelumnya, jika mau.

Manajemen Disentralistik

Kebanyakan organisasi besar menyerahkan wewenang pembuatan keputusannya secara disentralistik kepada sub unit-sub unit, yang biasa disebut “divisi’ dan diorganisir sebagai pusat keuntungan. Dalam organisasi disentralisasi ini biasanya menjadikan adaptasi lebih cepat dilakukan terhadap perubahan-perubahan di sekitar karena keputusan-keputusan dapat dibuat oleh para para manager yang mengetahui terlebih dahulu tentang kondisi operasional terbaru.

Perbedaan ini di bagian pembuatan keputusan mengubah kompleksitas sistem informasi yang dibutuhkan. Hal yang pertama dan utama, sistem informasi dari sebuah organisasi disentralistik tidak mengalami penumpukan informasi tentang operasi-operasi yang terus bertambah. Hal ini dapat menyederhanakan sistem informasi. Kedua, sistem informasi operasional dari divisi-divisi organisasi disentralistik tidak perlu distandarisasikan tapi dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-msing divisi, yang mungkin bervariasi.

Walaupun informasi detail dalam bentuk estándar tidak diminta oleh kepala divisi disentralistik, namun para manager divisi bertanggung jawab kepada kepala divisi atas tindakan yang diambilnya. Kontrol manajemen oleh kepada divisi dilakukan berdasar pada laporan global periodik yang disajikan oleh sistem informaasi untuk kepala divisi itu. Minimalnya, laporan-laporan ini akan mencakup tentang jabatan dan pendapatan bulanan serta laporan keuangan global, juga keadaan keuangan perusahaan. Tiap sistem informasi divisi harus dirancang untuk menyediakan informasi evaluasi aktivitas periodik ini, yang mungkin berupa format estándar, maupun format dihasilkan oleh sistem informasi nonstandar.

Manajemen Koordinatif

Bentuk manajemen ini mencakup usaha-usaha kolaboratif efektif dalam aktivitas-aktivitas manajemen; jadi berbagai manager dari level yang berbeda dalam organisasi sering berpartisipasi dalam pembuatan keputusan-keputusan penting. Manajemen koordinatif bermanfaat ketika level bawah dan para senior manager memiliki informasi vital untuk pemrosesan keputusan dan ketika informasi ini harus disatukan untuk efektivitas manajemen. Biasanya para manager level bawah memiliki informasi tentang operasi-operasi dan lingkungan sekitar subunit yang ada, dan para senior manager memahami tujuan-tujuan organisasi dan memiliki pengetahuan umum tentang keseluruhan aktivitas dan status organisasi. Ini sering terjadi pada kasus operasi internacional, contohnya, di mana para manager local suatu negara memiliki pengetahuan penting tentang pasar local negaranya dan di mana para headquarters managers memiliki pemahaman tujuan global, kondisi ekonomi global, dan pasar-pasar uang internacional. Informasi yang dimiliki oleh para headquarters managers dan local harus disatukan agar keputusan-keputusan yang optimum untuk semua perusahaan dapat dibuat.

Sistem informasi yang dibutuhkan untuk manajemen itu cukup kompleks. Salah satu alasannya, bahwa informasi yang banyak tentang aktivitas-aktivitas manajemen harus disediakan oleh sistem untuk mendukung aktivitas para manager. Alasan lainnya berkaitan dengan evaluasi tindakan, yang mana lebih sulit dalam organisasi koordinati karena berbagai manager boleh berpartisipasi dalam keputusan tertentu, yang membuatnya bertanggung jawa kepada semua participan. Dalam realitanya informasi yang disajikan untuk evaluasi tindakan harus memiliki dimensi kepuasan ekstra—dimensi yang menjembatani perbedaan antara hasil operasi yang diakibatkan oleh manager tertentu dan yang diakibatkan oleh semua participan keputusan-keputusan yang telah di-shared.

Sharing tanggung jawab dalam organisasi-organisasi koordinatif kadang-kadang dirumuskan dengan pembuatan bentuk matriks organisasi di mana fungsi-fungsi seperti produksi dan pemasaran di-managed secara hirarkis dan line produk di-managed bersamaan dengan line fungsional (atau viceversa). Bentuk matriks organisasi untuk organisasi sederhana (kecil) tampak pada gambar 1.2. Para manager fungsional dalam pemasaran, produksi, dan keuangan memiliki tanggung jawab menyeluruh untuk semua line produk dan tiap sharing tanggung jawab untuk line produk tertentu dengan manager khusus dalam line produk. Sebagai gambaran, keputusan-keputusan pemasaran untuk line produk A dibuat bersamaan oleh manager pemasaran fungsional dan manager pemasaran line produk A, keputusan-keputusan produksi dibuat bersamaan oleh manager produksi fungsional dan manager produksi line produk A, dan sebagainya. Tiap pasangan manager pembuat keputusan membutuhkan informasi serupa tentang line produk A dari sistem informasi, tapi masing-masing juga membutuhkan informasi latar belakang yang berbeda. Contohnya, manager pemasaran fungsional harus familiar dengan ektvitas-aktivitas marketing dadri semua line produk lainnya, dan manager pemasaran line produk A membutuhkan informasi tentang tempat pemasaran untk produk-produik dari line produk A.

Functions

President

(Product Lines)

Product Line A

Product Line B

Product Line C

Marketing manager

Production manager

Financial manager

Walaupun banyak organisasi telah mengadopsi sistem manajemen matriks formal, hampir semuanya menggunakan manajemen matriks hanya untuk bagian operasionalnya. Untuk manajemen matriks kompleks yang digunakan dalam sebuah organisasi, redudansi sistem informasi virtual dibutuhka; jadi sistem informasi yang lengkap dan line produk dibuat untuk organisasi-organisasi fungsional. Masing-masing harus saling menyediakan dan menerima informasi; jadi, keduanya tidak terpisah tapi saling terkait dalam cara-cara yang sangat kompleks.

Gambar 1.2

Manajemen Matriks

Struktur matriks dapat bekerja tanpa kekuatan pemrosesan komputer dan perkembangan terbaru komputer dalam menciptakan sistem informasi yang kompleks. Lebih jauh lagi, sebagaimana teknologi sistem informasi berkembang terus semakin baik, manajemen matriks juga akan dapat lebih mudah dikerjakan daripada yang sebelumnya. Sistem pemrosesan data terdistribusi meningkatkan efektivitas manajemen matriks karena sistem-sistem itu membuat informasi yang sama lebih siap saji bagi para manager di bagian yang berbeda.

FUNGSI-FUNGSI ORGANISASI

Sederet aktivitas yang sangat berhubugan satu sama lain disebut fungsi organisasi. Misal, memelihara data alamat karyawan, memelihara laporan tentang pengalaman kerja mereka yang up-to-date, dan mengatur data faktual lainnya tentang karyawan adalah aktivitas-aktivitas yang dianggap bagian dari fungsi personalia.

Organisasi memiliki beberapa fungsi utama. Organisasi yang berbeda akan mengaturnya dengan cara berbeda pula, fungsi-fungsi khusus dari kebanyakan organisasi manufaktur tampak pada gambar 1.3. Sejumlah aktivitas fungsional lainnya mungkin ada dalam perusahaan.

Tiap fungsi biasanya memiliki sistem informasi sendiri. Perusahaan manufaktur memiliki paling sedikir 15 sistem informasi fungsional utama dan tidak kurang darii tu. Gambar 1.4 menampilkan bahwa tiap bagian fungsional memiliki hirarki sendiri; tiap sistem informasi fungsional akan parallel dengan hirarkinya.

Aliran informasi cross-functional juga bisa sangat luas; misalnyam para manager pembelian harus menerima informasi dari fungsi manufaktur tentang Schedule produksi mendatang untuk tiap produk seperti halnya tentang kuantitas vahan-bahan dan komponen-komponen yang digunakan selama produksi. Informasi dari bagia fungsional dialirkan ke sistem informasi bagian fungsional lainnya, mudah diselesaikan dan diperhitungkan oleh ukuran derajat integrasi sistem informasi organisasi.

GAYA MANAJEMEN

Gaya manajemen dan proses-proses manajemen adalah faktor utama dari lingkungan internal organisasi. Keduanya menentukan bagaimana sebuah organisasi beroperasi, menciptakan “personaliti”-nya dan mempengaruhi tindakannya. Gaya dan proses juga mempengaruhi struktur sistem informasi yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi.

Gambar 1.3

Fungsi-Fungsi Utama dari Perusahaan Manufaktur

Personalia:

Mencakup perekrutan, training, dan bimbingan karyawan sebaik pada pemeliharaan laporan karyawan dan work-force planning.

Produksi:

Mencakup semua aktivitas-aktivitas yang langsung berkaitan dengan produksi barang.

Mekanik (keahlian teknik):

Apabila produk-produk sangat kompleks dan penting, fungsi mekanis harus membantu merancang produk-produk itu, mengembangkan spesifikasi yang harus dijalankan selama proses produksi, dan merancang sistem produksi.

Distribusi:

Fokus pada perputaran produk perusahaan di objek pemasaran (pasar).

Accounting:

Memelihara laporan-laporan transaksi keuangan, aset, dan passiva; membuat laporan keuangan, dan menjalankan sistem control keuangan. Aktivitas-aktivitas keuangan meliputi proses transaksi, accounts receivable billing and collection, persiapan penggajian, dan pembuatan laporan pemegang saham.

Pembelian:

Fokus pada pengadaan bahan-bahan mentah, komponen dan supply; mencakup pemeliharaan file-file history vendor dan menyeleksu vendor, mempersiapkan order pembelian, dan membuat serta memelihara rumusan EOQ (Economic Order Quantity) yang secara otomatis menentukan ukuran order pembelian yang optimum.

Manajemen Gudang:

Memelihara control fisis terhadap supply, bahan, komponen, dan produk jadi.

Manajemen Informasi:

Mencakup pengembangan, pengoperasian dan pemeliharaan sistem informasi komputer yang menyempurnakan pemrosesan data.

Perbendaharaan:

Menangani aktivitas-aktivitas keuangan organisasi, fokus pada struktur modal, dan biasanya me-manage cash-nya.

Top management

Middle management

Lower

management

Gambar 1.4

Fungsi-Fungsi dan Hirarki dalam Perusahaan manufaktur

Gaya manajemen terdiri dari aspek-aspek selera dari aktivitas-aktivitas manager yang berpartisipasi dalam proses-proses manajemen. Unsur terpenting dari gaya/style adalah bagaimana para manager mempergunakan waktunya; misal, seorang manager yang menganalisis laporan-laporan produksi dengan hati-hati memiliki gaya yang berbeda dibandingkan manager lainnya yang secara sering “jalan-jalan”. Aspek penting dari gaya managerial lainnya adalah  cara seorang manager mengatur hubungan interpersonal.

Gaya manajemen adalah konsekuensi dari kualitas pemikiran manager dan pengalaman serta pelatihannya yang telah membentuk proses-proses pemikiran manager itu. Dua manager dengan gaya yang sangat berbeda mungkin akan mendapatkan kesimpulan yang sama, atau dua manager dengan gaya yang serupa mungkin akan menghasilkan kesimpulan yang berbeda. Bagaimanapun juga, gaya manajemen mempengaruhi informasi yang dibutuhkan oleh manager. Manager produksi yang menganalisis laporan-laporan produksi dengan hati-hati harus didukung oleh sistem informasi formal ekstensif, sementara manager produksi yang suka “jalan-jalan”, bicara secara ekstensif kepada para supervisor, menghitung produk yang tersisa, dan bertanya kepada karyawan menyangkut masalah-masalah yang sedikit membutuhkan sistem informasi formal.

Sifat Pemikiran Manusia

Gaya manajemen sangat dipengaruhi oleh kualitas pemikiran seorang manager. Bakat dasar, karakteristik pemrosesan informasi dari pikiran, dan efek-efek pengalaman masa lalu pada penentuan pola pikir harus diperhatikan.

Bakat dasar dapat diberi istilah “kecerdasan murni.” Kecerdasan murni sangat mempengaruhi kemampuan orang untuk membuat data menjadi bermakna, meninterpretasikan situasi dan instruksi kerja, mengikuti instruksi-instruksi dalam lingkungan kerja, dan menganalisis permasalahan yang kompleks. Sistem informasi harus dirancang dalam pertimbangan level kecerdasan murni yang memungkinkan. Seorang pekerja dengan kecerdasan rata-rata tidak akan mampu memanfaatkan sistem informasi yang kompleks; sistem informasi yang sederhana lebih dibutuhkannya. Ketika lingkungan kerja memerintahkan untuk membuat sistem informasi yang kompleks, orang-orang yang menggunakan sistem informasi itu harus memiliki level kecerdasan murni yang tinggi dan tepat.

Pemikiran manusia juga berbeda dengan respek terhadap jenis-jenis kemampuan pemrosesan informasi. Satu eksperimen menunjukkan bahwa secara fundamental terdapat empat kualitas pemikiran manusia yang berbeda, seperti tampak pada gambar 1.5.

Pada gambar ini, dimensi horizontal berhubungan dengan bagaimana seorang manager mengevaluasi informasi. Seorang manager dengan pemikiran sistematis cenderung menyelesaikan masalah dengan menyusunnya dalam istilah-istilah metode solusi yang pasti dan sistematis. Jenis manager ini bagus dalam menghadapi permasalahan yang memiliki struktur pokok inherent. Contoh, permasalahan dalam pembukuan accounting biasanya memiliki struktur pokok inherent; semua atau kebanyakan informasi dibutuhkan untuk menghadapi permasalahan yang ada, dan permasalahan itu dapat diatasi dengan cepat oleh seorang akuntan dengan pemikiran yang sistematis. Untuk seorang manager dengan pemikiran sistematis, sistem informasinya harus mengantisipasi metode solusi tersebut yang akan digunakan dan harus menyediakan informasi dalam bentuk yang dibutuhkan untuk metode itu. Contoh, jika sebuah keputusan mencakup análisis tentang komponen-komponen pendapatan bersih dari line produk sebuah divisi, sistem informasi harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mempersiapkan pembuatan laporan pendapatan, atau harus benar-benar langsung menyediakan laporan pendapatannya. Kadang-kadang metode itu sendiri mungkin bagian dari sistem informasi; contoh, metode análisis itu memungkinkan model komputer yang menganalisis sendiri suatu data dan menyediakan hasil-hasil untuk managernya. Para akuntan, insinyur, dan bagian komputer teknis, misalnya para programmer dan analis, biasanya memiliki pemikiran-pemikiran sistematis.

Preceptive

Systematic

Intuitive

Receptive

  • A
  • C
  • D
  • B

Gambar 1.5

Karakteristik Pemikiran Manusia

Manager dengan pemikiran intuitif mungkin melakukan trial and error untuk menguji solusi-solusi yang variatif. Mereka dapat mendekati permasalahan ill-structured dan dengan cepat menemukan solusi-solusi yang tepat sebagai dasar pertimbangannya dikembangkan dari pengalaman sebelumnya. Para manager seperti ini kurang membutuhkan model-model komputer yang tepat dan algoritma solusi spesifik berbeda dengan para manager dengan pemikiran sistematis, yang mana mereka kurang memungkinkan untuk menggunakan metode-metode khusus jika mereka memiliki peluang yang serupa.

Dimesi vertikal dari gambar 1.5 berhubungan dengan apakah pemikiran seorang manager sesuai dengan hal-hal detail atau hal-hal global. Beberapa manager menjadi ‘terbenam mendalam’ pada perincian data selama analisis dan pembangunan solusi didasarkan pada penggunaan informasi detail ekstensif. Ini adalah para manager dengan pemikiran receptif. Mereka sering mengkritik karena mereka “tidak bisa melihat pepohonan yang ada di hutan.”

Para manager dengan pemikiran preceptif cenderung fokus pada hubungan antara elemen-elemen data seperti halnya mereka mengumpulkan dan memproses informasi. Mereka mungkin dengan cepat menguji beberapa hal detail yang ada untuk menemukan cara yang paling relevan untuk menggabungkan data dan menentukan hubungan antar elemen data tersebut. Para manager ini kemudian mengembangkan solusi berdasarkan beberapa hubungan kunci yang menyediakan informasi global. Para manager dengan pemikiran preceptif tidak mengetahui “jenis pohon apa yang ada di hutan.”

Para manager dengan pemikiran receptif mungkin lebih sering memiliki pelatihan teknis dan pengalaman yang ektensif; pemikiran preceptif lebih memungkinkan untuk memiliki pelatihan dan pengalaman yang lebih luas dan lebih global, seperti pendidikan ilmu-ilmu sastera liberal dan gelar MBA. Jelas pendekatan-pendekatannya berbeda dalam mengatasi masalah dari dua tipe manager ini yang mana harus direfleksikan dalam sistem informasi yang harus dirancang untuk mereka masing-masing. Manager dengan pemikiran receptif menginginkan informasi detail agar dengan hati-hati mengembangkan dan mendokumentasikan solusi yang dibuat berdasarkan informasi ekstensif. Di lain pihak, bagi seorang manager dengan pemikiran preceptif, sistem informasi itu harus dirancang untuk hubungan pokok saja (misalnya, perbandingan-perbandingan keuangan) lebih disukai dari pada menyediakan terlalu banyak informasi detail.

Pada gambar 1.5, manager A memilki pemikiran yang menggabungkan karakteristik intuitif dan preceptif. Pemikiran seperti ini merasa hubungan dan penyatuannya ke dalam perspektif global tentang masalah ill-structured sering melibatkan pertimbangan berbagai alternatif. Pemikiran manager ini tidak membangun solusi setahap demi setahap dengan hati-hati, tapi melewatkan beberapa langkah-langkah intermédiate yang secara intuitif terlihat tidak mungkin bermanfaat, agar suatu proses bisa dilakukan dengan cepat. Langkah pembiaran (loncatan) ini kadang-kadang menunjukkan sebagai “langkah intuitif.” General Line atau staff managers mungkin memiliki pemikiran intuitif, preceptif; mereka mencari gambaran umum, dan dengan itu hutan lebih disukai daripada pohonnya untuk mereka observasi dan evaluasi. Sistem informasi harus dibuat untuk menyediakan ikhtisar ini.

Manager B, dengan pemikiran yang menggabungkan pemikiran sistematis dan receptif, memproses sejumlah besar data detail dalam bentuk yang sistematis dan lebih suka menggunakan metode analisis yang telah dikembangkan dengan baik. Tipe manager ini, yang memungkinkan menjadi sistem analis, insinyur, pustakawan, atau akuntan, membutuhkan sistem informasi yang menyediakan sejumlah besar informasi detail. Jika sistem informasi ini tidak menyediakan metode analisis tersebut, manager B harus memiliki level tinggi tentang pelatihan mengatasi masalah yang diperlukan untuk membangun informasi detail.

Beberapa pemikiran manager mungkin mengandung gabungan dari sifat-sifat yang tampak pada point C dan D pada gambar 1.5. Manager C, misalnya, menggabungkan preferensi pemikiran sistematis untuk suatu pendekatan, atau dari metode spesifik, mengatasi masalah dengan kecenderungan pemikiran preceptif dapat mewujudkan suatu hubungan. Contoh, ahli psikologi yang mengkhususkan diri dalam pengembangan atau penggunaan pendekatan umum untuk menjelaskan, mengukur, atau menganalisis hubungan sosial di antara manusia, sebagaimana dicontohkan oleh ahli psikologi Freudian, ternyata manusia itu memiliki jenis pemikiran ini.

Para manager yang bekerja dengan informasi detail dan baik dalam menghadapi permasalahan ill-structured adalah seperti manager D. Tidak seperti manager A, yang menggunakan data mínimum dan mengandalkan pengalaman untuk membentuk pertimbangan-pertimbangan dan membuat keputusan-keputusan, manager D mendasari pertimbangan dan keputusan pada data pokok daripada berdasarkan pengalaman personal. Manager D sangat bagus dalam mengubah situasi ketika tidak ada keputusan yang “benar” dan tegas tapi memiliki fakta-fakta untuk dijadikan dasar sebuah pendapat, maka keputusan bisa dihasilkan. Para pengacara mungkin memiliki tipe pemikiran ini—bidang permasalahan dalam kasus besar sering ill-structured, dan posisi legal harus dibangun berdasarkan análisis terhadap sejumlah besar informasi faktual tentang kasus-kasus yang bisa dijadikan perbandingan.

Pemrosesan Informasi oleh Empat Tipe Manager*

Manager A:Intuitif, Preceptif Manager B:Sistematis Receptif Manager C:Preceptif Sistematis Manager D:Receptif, Intuitif
Metode Analisis:Menggunakan aturan-aturan pokok seperti “calon manager harus saling berhubungan baik” dan “calon manager tidak boleh membuat kesalahan besar,” jadi harus mampu mengeliminir pesaing yang sangat banyak. Membuat evaluasi-evaluasi keputusan tentang dua atau tiga kandidat yang terseleksi dengan memperhatikan sejauh mana kesesuaian mereka dengan syarat-syarat posisi baru itu.

Informasi yang digunakan:

Pengalaman personal para kandidat, sedikit informasi dari file-file pribadinya, dan job deskripsinya. Sementara informasi dari sistem informasi formal pasti dibutuhkan, meskipun sedikit.

Metode Analisis:Review job deskripsi untuk menentukan sifat-sifat spesifik yang dibutuhkan dalam posisi baru dan evaluasi dengan teliti terhadap kemampuan kandidat, mungkin dengan mempersiapkan diagram perbandingan atau spreadsheet. Menampilkan análisis komparatif mendetail dari masing-masing kandidat menyangkut pengalaman kerjanya. Keputusan itu jatuh pada siapa yang terbaik berdasarkan análisis ini.

Informasi yang digunakan:

File-file personal yang lengkap untuk tiap kandidat, job deskripsi, dan penjelasan yang detail dari kandidat. Sistem informasi formal harus menyediakan informasi ekstensif.

Metode Analisis:Mempertimbangkan gambaran umum dan struktur kerangka kerja yang kohesif secara sistematis mencakup spesifikasi sifat-sifat yang harus dimiliki kandidat pemenang; review tapi hanya mengandalkan pada job deskripsi untuk penentuan sifat yang dibutuhkan. Gabungan profil dari tiap kandidat dapat mendasari keputusan promosi; apabila sifat-sifat ini dimiliki semua kandidat, keputusan dirasa berat secara subjektif.

Informasi yang digunakan:

Membutuhkan sistem informasi yang menyediakan informasi yang relevan yang bisa digunakan untuk meminimalisir análisis mendetail yang dibutuhkan dan yang bisa menjadi dasar sistematis untuk pembuatan keputusan.

 

Metode Analisis:Meneliti melalui semua informasi yang ada dengan cara yang tidak terstruktur dan tanpa ide jelas dalam mengembangkan informasi yang yang dibutuhkan. Kesimpulan sedikit demi sedikit diambil dari análisis detail yang menentukan kandidat terbaik, kemudian manager ini mengandalkan pengalamannya untuk menentukan mana kandidat yang bisa diterima sesuai dengan posisi baru.

Informasi yang dibutuhkan:

Semua informasi detail yang ada digunakan, tapi karena informasi ini biasanya tidak terorganisir ke dalam sebuah struktur oleh manager D dan karena tidak ada metode análisis spesifik yang digunakan, maka tidak selalu jelas informasi apa yang digunakan dalam pemrosesan keputusannya.

* Masing-masing dari  empat tipe manager yang digambarkan di atas harus memutuskan calon manager mana yang harus dipromosikan untuk mengisi suatu lowongan managerial.

Para manager dengan tipe-tipe pemikiran yang berbeda membutuhkan tipe-tipe sistem informasi yang berbeda pula, seperti yang tampak pada gambar 1.6. Biasanya benar bahwa banyak sistem informasi di level bawah organisasi harus menyediakan struktur yang tinggi, format dengan hati-hati, informasi detail karena konsentrasi terbesar dari para pembuat keputusan dengan pemikiran sistematis, receptif berada di level-level bawah. Lain halnya, para senior manager yang lebih mungkin memiliki pemikiran intuitif, preceptif, dan sistem informasi yang dirancang untuk mereka biasanya harus menyediakan informasi detail minimal yang memfasilitasi pengenalan hubungan antar elemen-elemen informasi yang ada.

Proses-proses pemikiran yang secara mendasar dari pemikiran sistematis, receptif  dan intuitif, pemikiran preceptif memiliki efek-efek langsung pada perancangan dan pengembangan sistem informasi. Individu-individu yang pemikirannya memproses informasi dan yang menghasilkan keputusan-keputusan dalam cara yang sangat berbeda sering memiliki kesulitan untuk saling berkomunikasi. Kebanyakan para analis sistem dan programmer—orang yang merancang dan membangun sistem informasi—memiliki pemikiran sistematis, receptif, sementara para senior manager (para manager menengah dan yang dibawahnya) lebih mungkin memiliki pemikiran intuitif, preceptif. Karena dua kelompok orang ini cara berpikirnya berbeda, mereka memiliki pemahaman yang berbeda dalam  cara pandang terhadap suatu masalah. Melemahkan pemahaman yang teliti terhadap kebutuhan sistem informasi para senior manager, dan tidak mampu berkomunikasi secara efektif dengan para manager tentang kebutuhan-kebutuhan para anális dan programmer yang cenderung merancang sistem informasi untuk para senior manager di kala mereka membutuhkannya. Sistem informasi ini menyediakan hal detail yang ekstensif, yang mana kebanyakan para senior manager tidak ingin memilikinya, dan mereka mengambil metode-metode análisis sistematis tingkat tinggi, yang kebanyakan para senior manager tidak menggunakannya. Masalah ini biasanya sangat banyak terjadi di level-level atas organisasi, walaupun masih ada di level-level managerial lainya.

Pemrosesan Informasi dan Pola Pikir manusia

Gambaran sederhana dari pemrosesan informasi oleh manusia tampak pada gambar 1.7.  Seperti ditunjukkan pada gambar itu, terdapat dua tipe memori—short-term (ingatan jangka pendek) dan long-term (ingatan jangka panjang). Long-term memory terdiri dari sejumlah besdar—ribuan atau jutaan—pola informasi yang saling berhubungan, masing-masing memiliki satu atau lebih ‘impression” (kesan). Masing-masing impression mengandung kumpulan elemen-elemen informasi yang saling berhubungan.

Sebuah pola bisa didasari oleh pengalaman masa lalu dalam bidang tertentu. Misalnya, satu pola mungkin memiliki banyak impression berdasarkan pengalaman-pengalaman masa lalu dalam pembelian mobil, dan pola lainnya mungkin terdiri dari beberapa impression berdasarkan pengalaman yang terkait dengan keuntungan-keuntungan dan kerugian-kerugian keuangan yang relatif muncul karena peminjaman bukan karena menjual stok modal. Impression biasanya dibangun dari gabungan informasi faktual, informasi subjektif, opini-opini yang disediakan oleh orang lain, dan prasangka serta anggapan. Anggapan seksual dan rasial, contoh, dapat berpengaruh besar terhadap impression dan opini seorang manager, tentang produktivitas karyawan tertentu.

External

stimuli

Short-term memory

Long-term memory

analysis

analysis

Gambar 1.7

Pemrosesan informasi oleh otak

Short-term memory mencakup elemen-elemen data yang sangat dibutuhkan sesegera mungkin dan impression yang berasal dari lingkungan eksternal. Ini menstimulus long-term memory. Stimulus ini mampu menjadikan data bisa dibaca berdasarkan laporan produksi, data berdasarkan observasi para ahli mesin, data yang disajikan secara global oleh supervisor departemennya, atau data yang berasal dari sumber-sumber lain yang sangat variatif.

Sebuah stimulus, masuk ke dalam short-term memory menggerakkan kemampuan asosiatif kompleks yang unik di tiap otak; kemampuan asosiatif ini memanggil pola-pola short-term memory dari short-term memory yang dihubungkan kepada stimulus yang masuk ke dalam short-term memory. Ingatan ini besifat selectif, tidak lengkap, dan berubah-ubah. Pola-pola yang relevan tidak mungkin dilupakan, pola-pola tidak relevan mungkin dilupakan, dan bagian-bagian penting dari pola itu mungkin bisa dilupakan secara temporer maupun permanen (“kegagalan memori”), sehingga tidak tersimpan dalam ingatan. Stimulus eksternal (informasi baru yang diterima) dan pola-pola yang ada dibandingkan dan digabungkan dalam short-term memory, dan penggabungan ini selanjutnya dianalisis oleh otak. Kemudian sebuah keputusan dibuat, contoh, sebuah keputusan untuk melakukan tindakan atau “keputusan gagal” untuk tidak melakukan tindakan. Dus, aktivitas pembuatan keputusan berdasarkan pada informasi terbaru (eksternal stimulus) dan pengalaman masa lalu (pola-pola ini disebut short-time memory).

Ketika proses-proses pemikiran ini terjadi, pola-pola dalam short-term memory juga bertambah; proses-proses itu mungkin direvisi dan diperluas berdasarkan informasi baru ditambah oleh stimulus eksternal dan análisis otak terhadap situasi yang ada. Hal baru, pola yang bertambah adalah sebuah hasil, dan ini dikembalikan ke long-term memory untuk menunggu ingatan berikutnya. Untuk sementara, porsi pola-pola itu mungkin dilupakan atau tetap diingat, dengan hasilnya bahwa ingatan berikutnya mungkin tidak lengkap atau tidak akurat.

Short-term memory memiliki kapasitas terbatas dan dapat dengan mudah dibebani sekali oleh input tentang ítem data baru yang terlalu banyak. Ítem data itu penting untuk pembuatan keputusan managerial. Contoh, kuantitas yang banyak tentang fakta-fakta sebagai stimulus eksternal, seperti gambaran laporan keuangan, mungkin menggunakan semua kapasitas short-term memory dan dianalisis secara terpisah dari pola-pola yang ada di long-term memory; ini akan mengurangi biaya pembuatan keputusan. Alternatifnya, beberapa pola, masing-masing “data ítem” yang mempersatukan beberapa impression, bisa diproses secara simultan bersama fakta-fakta stimulus eksternal; ini akan menyajikan dasar pembuatan keputusan yang lebih lengkap dengan penggambaran ekstensif pada pengalaman-pengalaman manager bersangkutan. Maka disarankan bahwa pembuat keputusan harus diberi sedikit stimulus eksternal dan stimulus-stimulus ini harus diseleksi secara parsial untuk membantu pola-pola long-term memory manager agar memperkaya pengalaman masa lalunya, sehingga pola-pola itu bisa menjadi pengaruh utama dalam pembuatan keputusan seorang manager.

Saat ini tidak terdapat teknik-teknik perancangan sistem yang secara spesifik dan pasti dapat membantu menghasilkan stimulus penentu pola-pola long-term memory yang tepat. Jaminan terbaik bahwa sebuah sistem akan memiliki kemampuan seperti itu dapat dirancang oleh orang-orang yang memiliki otak pemroses data yang serupa dengan para manager yang akan menggunakan sistem informasinya dengan rancangan user-manager sendiri. Biasanya, ini adalah ekspektasi tidak realistis, walaupun realistis untuk mengharapkan para manager mengartikulasikan kebutuhan-kebutuhan informasi mereka untuk para designer sistem. Aturan pokok rancangan sistem adalah bahwa para user-manager harus secara mendalam dilibatkan dalam proses perancangan. Sistem yang dirancang tanpa melibatkan user-manager mungkin tidak akan menghasilkan stimulus eksternal yang dibutuhkan dan tidak mungkin sukses.

Pertimbangan lain adalah bahwa sistem informasi harus dirancang sebesar mungkin untuk menggantikan ketidakmampuan mannager untuk mengingat pola-pola yang bersifat long-term memory secara menyeluruh dan akurat. Beberapa pola-pola itu sangat penting adanya yang mana merupakan bagian dari informasi yang disediakan sebelumnya oleh sistem informasi bersangkutan. Sementara sistem informasi itu tidak harus secara rutin menyediakan informasi yang tela hada di masa lalu, hal itu harus distrukturisasi agar informasi ini tersedia bagi para manager yang membutuhkannya untuk me-refresh memori mereka.

Bentuk-Bentuk Preferensi Informasi dari Yipe Manager Terpilih

Kelompok Managerial Format Informasi yang Disukai

Akuntan                                  Tabulasi finansial dan laporan keuangan

Manager Keuangan                 Grafik dan tabulasi finansial

Engineers                                Grafik

General manager                     Deskripsi naratif

Pengacara                                Ringkasan naratif dalm bentuk kasus

Ahli manajemen                      Formulasi dan model permasalahan matematik

Gambar 1.8

Cara yang ada dalam stimulus eksternal dipresentasikan kepada seorang manager yang bisa sangat mempengaruhi bagaimana manager itu memproses informasi dengan efisien. Eksperimen-eksperimen telah menetapkan bahwa informasi keuangan yang disajikan dalam bentuk grafik akan lebih siap diterima dan dipahami oleh kebanyakan manager daripada informasi serupa yang disajikan dalam bentuk laporan keuangan. Grafik-grafik komputer merupakan laporan informasi terkomputerisasi dalam bentuk grafik-grafik, dan ini merupakan satu asepk dari sistem informasi yang sekarang mendapatkan perhatian besar.

Untuk beberapa manager, informasi yang disajikan dalam bentuk naratif juga lebih mudah dipahami daripada informasi yang disajikan dalam bentuk laporan keuanga. Gambar 1.8 menampilkan bentuk-bentuk informasi yang secara tradicional lebih disukai oleh para manager dengan latar belakang pendidikan dan pengalaman yang berbeda. Perancang sistem harus sensitif terhadap preferensi para manager dalam merancang sistemnya.

Impression yang merupakan pola dalam long-term memory, sebagaimana telah dibahas, merupakan hal subjektif. Sebuah impression masuk sebagai stimulus eksternal diinterpretasikan berdasarkan pola-pola yang ada; dus beberapa persepsi manager terhadap situasi yang sama mungkin sekali berubah-berubah, berdasarkan latar belakang dan pradugaya. Contoh, seorang penjual mungkin merasa bahwa mendapatkan 95% dari target penjualannya mengatkan baik (“Saya hampir mencapai target”), sementara supervisor penjualan mungkin merasa prestasi ini tidak cukup (“Jane tidak mencapai target penjualan yang telah ditetapkan”). Untuk menghindari interpretasi berbeda dari fakta-fakta yang sama, sistem informasi harus dirancang, sebisa mungkin, untuk mengurangi ambiguitas tentang informasi yang disajikan. Pada contoh di atas, misalnya, sistem informasi harus memperjelas terhadap interpretasi supervisor yang hanya melihat penjualan kurang dari 100% dari target penjualan merupakan tindakan yang mengecewakan.

KARAKTERISTIK MANAGER

Para manager memiliki karakteristik personal yang mempengaruhi sikap-sikapnya terhadap sistem informasi, kebutuhan informasinya, dan cara-cara di mana mereka berinteraksi dengan sistem. Apabila membaca pembahasan selanjutnya, mahasiswa harus mengingat betul pembahasan ini walaupun sedikit, bahwa para manager bisa saja menyesuaikan diri terhadap laporan detail yang ada, namun beberapa laporan global bisa juga dibuat.

Para manager cenderung menghindari untuk mempercayakan pada sesuatu yang tidak mereka pahami, dan banyak sekali manager yang tidak memahami sistem komputer sehingga tidak mempercayainya. Karena alasan serupa, para manager juga tidak mempercayai model-model corporate terkomputerisasi yang ditawarkan kepada mereka sebagai bantuan dalam membuat keputusan. Jadi, sistem dan model komputer tidak mungkin digunakan secara keseluruhan oleh para manager, yang mungkin lebih suka mengumpulkan dan memproses informasinya berdasarkan sumber-sumber yang mereka miliki sendiri. Para manager harus didorong untuk memahami sistem komputer organisasinya, karena jika mereka mendapatkan pemahaman ini, mereka akan lebih menginginkan untuk menggunakan sistem-sistem terkomputerisasi itu.

Untuk menfasilitasi pemahaman managerial ini, sistem informasi harus dibuat sesederhana mungkin. Sistem sederhana tidak mengkhawatirkan personil clerical dan managerial. Model-model komputer, misalnya, lebih disukai yang kecil agar mereka dapat lebih mudah memahaminya, dan sistem-sitem itu juga harus memproses informasi dalam cara-cara yang mudah dipahami managernya.

Karakteristik para manager lainnya adalah bahwa kebanyakan mereka “people-oriented” (berorientasi pada manusia). Para manager lebih suka berinterkasi dengan orang daripada mesin, dan merka menyelesaikan tugas-tugasnya dengan melibatkan orang lain. Karakteristik ini perpasif dan membantu menjelaskan mengapa beberapa manager mempercayakan sistem informasi yang baik kepada personil teknis dan clerical mereka tapi mereka sendiri tidak benar-benar membimbing para user sistem informasi formalnya.

Hal lain tentang para manager adalah bahwa mereka menggunakan waktunya dengan efisien. Para manager menghindari tugas-tugas yang mereka dapat delegasikan jika mereka tidak dapat menyelesaikannya sendiri. Contoh, para manager enggan menggunakan komputer atau terminal komputer secara langsung atau mengembangkan sendiri program komputer. Para manager terutama yang tidak mungkin menyelesaikan tugas-tugas ini (tugas-tugas yang melibatkan peran komputer), maka mereka harus mencurahkan waktu yang banyak untuk mempelajari tentang komputer atau terminal komputer atau untuk belajar pemrograman. Para manager muda banyak memiliki keunggulan dalam hal pengalaman memahami/menggunakan komputer ketika mereka masih menjadi mahasiswa, dan mereka cenderung berinterakasi secara langsung dengan sistem komputer.

Dalam percobaan untuk menggunakan waktu secara efisien, para manager sering memprioritaskan dan melakukan reschedule secara dinamis terhadap aktivitas mereka agar mereka selalu bekerja pada tugas-tugas yang sangat diprioritaskan. Menjaga kerja tetap mulus merupakan prioritas utama managerial; dus ketika bawahan membutuhkan sedikit waktu dari seorang manager, schedule manager itu biasanya diorganisir kembali untuk melayani bawahannya itu. Juga, untuk tugas yang lebih kritis karena mendekati deadline atau persepsi baru dari kepentinganya, para manager suka mengesampingkan tugas yang sederhana/kurang penting untuk mengerjakan tugas prioritas utamanya. Konsekuensi dari reprioritasisasi tugas yang berkelanjutan adalah bahwa para manager memiliki tugas-tugas pemrosesan secara simultan, sebagian tugas tidak bisa mereka kerjakan selama beberapa hari atau minggu, walaupun hanya usaha kecil yang dibutuhkan dalam penyelesaian tugas tertentu. Sementara itu, yang lainnya, tugas-tugas yang lebih diprioritaskan telah dimulai dan disempurnakan. Satu implikasi dari hal ini terhadap sistem informasi adalah bahwa para manager lebih suka informasi yang dibutuhkan selalu ada terus karena mereka sering tidak dapat memprediksikan sesuatu yang dibutuhkan ketika mereka sedang mengerjakan tugas tertentu. Bagaimanapun, ini bentuk frustasi terhadap personil sistem, yang diminta untuk memuaskan permintaan manager akan informasi dengan segera dan kemudian mengobservasi manakah informasi yang tidak digunakan untuk sementara

Personil sistem juga frustasi ketika mereka berusaha untuk mendapatkan seorang manager yang dapat membantu dalam análisis dan design sistem. Para manager juga sering setuju untuk membantu dan membuat langkah awal, tetapi hanya kembali ke masalah-masalah baru yang menjadi tugas-tugas prioritas tingginya.

Karakteristik para manager lainya adalah kecenderungan mereka yang mengejar tempo aktivitas kerjanya. Sebagian karena mereka people-oriented, sebagian karena sistem prioritasisasi khusus mereka, dan sebagian lagi karena mereka selalu ingin mengetahui tentang “telepon apa yang akan berdering dan ketukan pintu siapa yang akan datang,” para manager biasanya akan menginterupsi aktivitas pekerjaan mereka untuk menyediakan waktu bagi manager lainnya. Struktur pekerjaan manager, kemudian, sangat bergantung pada bagaimana orang-orang menghendaki bicara kepada manager itu; biasanya, posisi manager lebih tinggi dalam organisasi itu, kebanyakan orang-orang itulah yang ingin bicara dengan manager tersebut, dan dia menyediakan waktu sebentar untuk mereka. Manager lower-level biasanya meluangkan beberapa menit untuk beberapa orang dalam sehari dan masih memunyai waktu untuk tugas-tugas yang tidak melibatkan interaksi dengan orang, tapi para senior manager mungkin bicara dengan banyak orang sangat singkat dan lebih sering meluangkan waktunya yang tersisa dalam bentuk pertemuan formal (rapat). Para senior manager memiliki waktu sedikit untuk melakukan análisis managerial independen.

Karena hari kerja para manager cenderung dibagi-bagi, para manager pada umumnya, dan para senior manager pada khususya, dapat mencurahkan hanya sedikit waktu untuk análisis sistem. Analis sistem, di lain pihak, lebih suka mencadangkan waktu banyak untuk tugas tertentu, seperti berbicara kepada manager tentang kebutuhan sistem informasi, demikian juga untuk konflik alaminya.

Karakteristik yang sangat banyak dari para manager adalah bahwa mereka tidak menyukai kejutan-kejutan yang tidak menyenangkan; sangat banyak juga para manager berpikir bahwa kejutan-kejutan “baik” yang dapat diantisipasi juga tidak menyenangkannya. Para manager lebih menyukai perasaan nyaman yang berada dalam kontrol aktivitas organisasi dan bahwa sistem informasi akan mengingatkannya terlebih dahulu tentang situasi yang menguntungkan dan yang merugikan. Contohnya, kekurangan uang dalam jumlah besar yang perlahan-lahan semakin membengkak dapat menyebabkan organisasi itu (dan managernya) merasa malu sekali dan harus segera menyusun strategi untuk mengatasinya, walaupun dengan biaya yang mahal. Sebaliknya, kelebihan uang dalam jumlah besar yang tidak terantisipasi juga menyebabkannya malu dan khawatir karena manager itu tidak mampu mempersiapkan perencanaan terlebih dahulu untuk mendapatkan target maksimal uang yang berlebih dari suatu investasi.

Kejutan yang tidak menyenangkan adalah terlambat melihat trend yang sedang berkembang, seperti posisi finansial yang memburuk yang tidak terobservasi hingga laporan keuangan tersusun lengkap dan baik setelah akhir periode, padahal sebenarnya bermasalah. Para manager ingin memonitor trend-trend sesuai perkembangannya.

Sistem informasi memainkan peran utama dalam mengidentifikasi trend-trend dan mengeliminir kejutan-kejutan. Hal ini dilakukan melalui rancangan sistem yang baik dan penggabungan sejumlah features teknis ke dalam sistem informasi. Para manager harus mengkomunikasikan filosofi “non-surprise” ini kepada personil sistem dan harus menindaklanjutinya dengan partisipasi dalam perancangan sistem informasi untuk menjamin bahwa tidak ada sistem “kejutan” yang akan muncul.

Karakteristik terakhir dari para manager adalah berhubungan dengan peran-peran mereka sebagai pemimpin organisasi. Di dalam bagian posisi organisasi yang mereka manage, mereka terlihat untuk leadership yang efektif oleh personil clerical dan oleh para manager lainnya yang menyerahkan laporan kepadanya. Beberapa tindakan yang akan mengikis kemampuan leadership mereka secara alami dihindari karena berbahaya bagi organisasi dan karir mereka sendiri. Sejak “losing face” di depan karyawan mereka, partner mereka, atau lebih jauhnya para manager senior merusak posisi leadership mereka, para manager pada semua level berusaha untuk menjaga penampilan denga menghindari situasi yang akan memalukan mereka.

Sistem informasi komputer secara intuitif dipandang oleh kebanyakan manager sebagai hal yang sangat kompleks dan sulit untuk dipahami. Para manager lebih suka menghindari bekerja sungguh-sungguh dengan orang-orang teknis seperti analis dan perancang sistem karena mereka mengetahui bahwa ketidaktahuan mereka tentang sistem komputer akan diekspos, yang akan memalukan mereka. Ini menyangkut tentang pemeliharaan image leadership mereka merupakan satu alasan mengapa para manager tidak berpartisipasi dalam perkembangan sistem informasi organisasi.

Karakteristik para manager yang mempengaruhi sistem informasi tampak pada gambar 1.9. Beberapa karakteristik ini sangat mempengaruhi kerja mengikuti perkembangan manager dan penggunaan sistem informasi. Karakteristik para manager memiliki keinginan besar untuk berbuat dengan mempertimbangkan pertanyaan mengapa sistem informasi managerial organisasi yang sangat besar tidak berkembang.

Manager sebagai bagian dari Sistem Informasi

Pemikiran manager memiliki sifat-sifat yang mirip dengan hal-hal tertentu yang berhubungan dengan sistem informasi komputer. Pemikiran manager menerima data dari sumber-sumber yang bervariasi, memproses dan menyimpannya sebagai informasi, dan kemudian sering mengkomunikasikan informasi kepada para manager lainnya; karakteristik-karakteristik pemikiran manusia ini di-shared oleh sistem komputer. Sistem komputer dan manager berproses bersamaan, menyimpan, dan mengkomunikasikan informasi organisasi, dan karena alasan inilah para manager di sini dipandang sebagai bagian integral dari sistem informasi organisasi mereka.

Pemikiran manusia itu berbeda-beda dalam hal-hal tertentu yang berhubungan dengan tipe sistem informasi lainnya, bagaimanapun. Salah satu dari karakteristik yang sangat berharga adalah kemampuannya untuk mempersatukan sejumlah besar informaasi. Karakteristik ini muncul untuk berperan, misalnya, ketika mahasiswa menulis jawaban untuk pertanyaan essay pada ujian. Mahasiswa sering menggunakan informasi dari sumber-sumber yang bermacam-macam, mencakup buku, perkuliahan, pelajaran lain yang telah perolehnya, dan bahkan pengalaman-pengalaman pribadinya. Semua informasi ini dengan cepat didapatkan kembali dari memori, walaupun lebih sedikit dari ingatan keseluruhannya, dan dipersatukan ke dalam jawaban essay naratif. Gabungan informasi ini oleh otak ditunjukkan melalui informasi baru yang dimasukkan ke dalam pengalaman manager dan membantu manager dalam membuat pertimbangan dan memperkirakan tentang resiko atau dampak dari keputusan yang mungkin terjadi.

Karakteristik Managerial dan Sistem Informasi

Karakteristik Managerial Pengaruh pada Sistem Informasi
  1. Para manager tidak akan mengandalkan pada sistem yang tidak mereka pahami.
  2. Para manager bersifat people-oriented.
  1. Para manager fokus terhadap efisiensi waktunya.
  1. Para manager melakukan prioritasisasi dan re- prioritasisasi.
  1. Pekerjaan para manager dibagi-bagi.
  1. Para manager tidak menyukai kejutan.
  1. Sebagai pemimpin, para manager tidak ingin memperlihatkan ketidaktahuannya.
Sistem harus sederhana dan dapat dipahamiJika diberikan pilihan, para manager lebih suka menerima informasi dari orang daripada dari sistem informasi.

Para manager enggan untuk berinteraksi secara langsung dengan sistem informasi.

Para manager membutuhkan informasi yang harus selalu ada untuk suatu masalah agar mereka dapat menggunakannya ketika mereka memiliki waktu untuk mengidentifikasi masalah itu.

Analisis sistem frustasi karena hanya sedikit waktu yang dicurahkan para manager kepadanya

Sistem informasi harus dirancang untk mencegah kejutan-kejutan dengan menyediakan informasi tentang trend-trend dan peristiwa-peristiwa penting.

Para manager sering menghindari semua hal terutama berupa pembahasan sistem yang dangkal dengan personil sistem.

Gambar 1.0

Sifat lain dari pemikiran manusia adalah bahwa otak dapat membuat asosiasi lebih kompleks daripada yang bisa dilakukan komputer. Pemikiran manager bisa sering merasa lebih mungkin implikasi informasinya diterima daripada yang ditempatkan dalam program komputer. Contohnya, pemikiran manager mungkin melihat hubungan laporan kekurangan persediaan barang  bahan mentah terhadap permintaan terbaru atas produk itu dan pelayanan pengiriman bahan dari para vendornya. Manager mungkin selanjutnya menduga bahwa persediaan barang jadi akan dikosongkan dan penjualannya akan diberhentikan sebelum penyelamatan bahan-bahan mentah yang masih dibutuhkan. Pemikiran manusia dapat membuat keseimpulan seperti ini secara instan, dalam berbagai situasi, sementara sistem komputer cerdas mungkin diprogram hanya untuk sejumlah keadaan yang memungkinkan dikomputerisasi dan terbatas.

Sifat penting lainnya dari pemikiran manager adalah komunikasi informasi yang selektif berdasarkan proses-proses pemikiran yang sangat kompleks. Contoh, melalui pembicaraan singkat dengan manager lainya, seorang manager biasanya dapat menguraikan dengan cepat informasi apa yang sedang dicari manager lain, tidak hanya dari apa yang manager lain katakan, tapi didapatkan dari ekspresi muka dan berbagai isyarat interpersonal lainnya. Manager kemudian dapat memberikan espon secara efisien tanpa menyediakan informasi yang tidak dibutuhkan.Pemikiran lebih mungkin melakukan komunikasi selektif ini daripa sistem komputer.

Pembahasan terdahulu menjelaskan bahwa para manager, sebagai bagian sistem informasi, mengurangi kompleksitas dan menambah efisiensi sistem informasi keseluruhan. Untuk hal yang sangat kompleks, sistem komputer menyediakan informasi yang diprosesnya secara sederhana, cara-cara yang transparan dan dilaporkan dalam format yang telah ditetapkan, semuanya mengacu pada program komputer detail yang hanya memiliki kemampuan elementer untuk bereaksi terhadap kondisi-kondisi yang hebat. Pemikiran manusia, di lain pihak, secara instan mempersatukan informasi dalam cara yang sangat kompleks untuk merespon kondisi yang sangat variatif; jika pemikiran tidak memiliki kemampuan ini, sistem komputer yang kompleks akan dibutuhkan. Lebih jauh, pemikiran itu menghubungkan informasi yang diterima dengan pola-pola pengalaman masa lalu dalam cara-cara yang jauh sangat rumit bagi sistem komputer, dan juga membuat kesimpulan berdasarka asosiasi ini. Pemikiran juga secara selektif menerima dan mengkomunikasikan informasi. Tidak ada sistem komputer yang telah dibuat mampu melakukan tugas-tugas kompleks ini, yang mana pemikiran dapat dengan cepat dan efisien melakukannya.

Bagaimanapun, pemikiran manusia memiliki kekurangan; seperti yang telah dijelaskan, perasaan, rasa percaya, dan prasangka para manager mempengaruhi cara informasi dirasakan dan diproses, dan tidak ada dua otak yang memproses informasi dengan cara yang benar-benar sama; dus, fakta-fakta sama yang diberikan tentang satu keadaan, dua manager mungkin mendapatkan kesimpulan yang sangat berbeda. Para manager dengan latar belakang berbeda mungkin juga menginterpretasikan informasi sama secara berbeda. Lebih jauh, pemrosesan informasi manusia dikenal mudah error, dibandingkan dengan pemrosesan informasi dengan komputer. Para manager lupa atau mengabaikan informasi yang relevan dan sering membuat kesalahan-kesalahan teknis dalam penghitungannya.

Keterbatasan lainnya dari pemikiran manusia dibandingkan dengan sistem informasi komputer terlihat ketika informasi ekstensif dan detail ditransmisikan secara informal antar manager. Bahkan walaupun pemikiran manager dapat memuat segudang informasi, proses komunikasi menjadi macet karena seorang manager tidak dapat menyerap informasi detail secepat manager lain yang dapat mentransmisikannya. Sementara print-out komputer dapat ditahan dan disesuaikan dengan kebutuhan untuk me-refresh memori manager, informasi detail dapat disajikan secara global oleh manager lain yang biasa tidak dapat mengingatnya secara lengkap—mereka mungkin berada dalam keraguan antara lupa atau ingat.

Kesadaran akan kekurangan pemrosesan informasi manusia ini, para manager suka menentukan reliabalitas informasi yang diterima dari manager lain dengan melakukan double-checking informasi yang ada dan informasi yang terkait dari sumber lain. Jika informasi dari sumber kedua berbeda dari sumber aslinya, informasi lebih jauh mungkin dicari untuk mengetahu informasi mana  yang valid dan tidak dari kedua sumber itu. Para manager tertentu melakukan “track record” untuk mengetahui sumber-sumber informasi yang dapat dipertanggungjawabkan dan yang tidak, serta mengetahui apakah masalah informasi itu sering dikonsultasikan atau tidak.

Mahasiswa sistem informasi harus memahami bagian bahwa para manager berperan dalam sistem informasi, keduanya (manager dan sistem informasi) mengurangi kompleksitas sistem dan  memperkenalkan kekurangan serta kesalahan-kesalahan yang terjadi pada keduanya. Sistem informasi bergantung pada partisipasi para manager sebagai bagian integral dari sistem-sistem itu, tapi sistem itu harus dirancang untuk memproteksi kekurangan dan kesalahan para manager.

Thursday, Juny 09, 2009

PEMECAHAN MASALAH OLEH MANAGER

Banyak sekali proses-proses administratif yang mencakup berbagai aktivitas. Ini biasanya mencakup masalah dan atau identifikasi kesempatan, pencarian informasi, pemilihan alternatif, pembuatan keputusan. Dengan proses-proses clerical seperti pemrosesan beberapa transaksi, aktivitas-aktivitas ini mirip tapi mungkin ful diotomatisasikan: permasalahannya ditentukan sendiri (contohnya, untuk memproses transanski-transaksi, meng-update catatan-catatan, dan mempersiapkan dokumen seperti check dan faktur), dan informasi yang dibutuhkan secara lengkap ditentukan dan disiapkan. Untuk proses-proses managerial, bagaimanapun, tiap langkap penyelasaian masalah membutuhkan perhatian eksplisit dari para manager.

Identikasi Masalah dan Peluang

Masalah-masalah managerial tertentu mungkin sulit diidentifikasi. Bahkan dalam organisasi-organisasi kecil, permasalahan tidak mungkin diketahui untuk diatasi hingga permasalahan itu mengancam organisasi keseluruhan. Sistem informasi harus dirancang sebagai “early warning systems” (siste-sistem peringatan awal) yang menyediakan informasi yang dengan jelas mengindikasikan sifat dan kepelikan permasalahan managerial. Contohnya, sistem informasi harus menyediakan peringatan lanjutan dari kekurangan persediaan barang yang akan terjadi sehingga persediaan barang dapat dipesan pada waktunya untuk mencegah kekurangan itu. Ini sesuai dengan pendekatan no-surprise terhadap sistem informasi.

Identifikasi peluang biasanya lebih sulit. Contohnya, kesulitan untuk mengetahui kekurangan pendapatan karena peluang penjualan tidak ada jika pendapatan itu tidak diperkirakan di tempat pertama. Sistem informasi bisa menyoroti peluang-peluang itu; contohnya, sistem informasi bisa menyoroti cara-cara di mana harga berubah-ubah seprti perubahan prosedur-prosedur produksi dan dapat menunjukkan langkah ke depan menuju organisasi yang paling hemat dalam aktivitas produksinya.

Sistem informasi ini dapat juga memainkan peran utama dalam membantu organisasi mengidentifikasi peluang-peluang eksternal.  Sebuah “intelligence information system” (sistem informasi cerdas) dapat dirancang untuk memonitor secara sistematis lingkungan dan perubahan signifikan pada laporan yang mungkin menyediakan peluang-peluang untuk organisasi. Sebuah sistem cerdas sama pentingnya untuk mendeteksi bagaimana organisasi itu mungkin dirusak oleh perubahan-perubahan di sekitarnya.

Pencarian Informasi

Setelah sebuah masalah diidentifikasi, seorang manager biasanya harus mencari informasi tambahan yang akan berguna dalam menganalisisya. Segudang informasi mungkin mudah didapatkan dalam file-file komputer, tapi informasi tambahan, yang tidak terkomputerisasi juga biasanya dibutuhkan. Waktu pencarían ini mungkin cukup signifikan dan menyita waktu manager yang dituntu untuk mencar i informasi tambahan itu dan biasanya menghabiskan banyak waktu sebelum informasi itu terkumpul.

Untuk beberapa masalah, waktu pencarían informasi mungkin menyita berbulan-bulan waktu kerja karena penulisan program untuk mendapatkan kembali data yang dibutuhkan dari file-file komputer. Dalam dekade terakhir, dua perkembangan teknologi utama telah mengakselerasi aktivitas ini. Satu adalah teknologi basis data, yang mencakup design file data khusus dan pendekatan baru untuk mengembangkan program-program aplikasi, dan yang lainnya adalah “productivity programing languages” (bahasa pemrograman produktif), yang memungkinkan program-program retrieval data  untuk ditulis lebih cepat.

Pencarian informasi dapat bersifat faktual atau nonfaktual. Di mana terdapat kesepakatan umum tentang validitasnya, informasi itu faktual. Informasi nonfaktual mencakup perkiraan berdasarkan fakta-fakta terkait dan biasanya dipertimbangkan berdasarkan bentuk informasi terbaik yang hadir sesuai fakta. Contohnya, Perkiraaan dari penjualan per tahun berdasarkan penjualan aktual selama 11 bulan mungkin diterima sebagai hal yang hampir dapat dipercaya oleh para manager organisasi.

Perkiraan-perkiraan, yang mana mungkin tentang aktivitas sekarang, yang lalu, atau yang akan datang, biasanya tidak disediakan secara langsung oleh sistem informasi formal tapi malahan diformulasikan secara langsung oleh para manager dan diformulasikan berdasarkan informasi relevan yang diterima oleh mereka dari sistem informasi formal dan dari sumber-sumber lainya. Angka inflasi yang akan datang, biaya yang akan datang, angka bunga yang akan datang, keuntungan para kompetitor yang lalu, sekarang, dan yang akan datang; biaya dan pendapatan; dan kuantitas produk baru yang bisa dijual dengan harga yang telah ditetapkan sering diperkirakan juga. Peramalan-peramalan merupakan salah satu bentuk dari perkiraan yang mencakup análisis terhadap fakta-fakta terkait yang biasanya dilakukan secara formal dan hati-hati. Tambahan, peramalan-peramalan disediakan oleh sistem informasi formal.

Para manager mungkin sangat bersungguh-sungguh melakukan suatu usaha untuk menemukan fakta-fakta atau membuat perkiraan. Merancang sistem informasi agar dapat mengefektifkan langkah pencarían informasi manager yang diangga penting. Pelajaran-pelajaran menunjukkan bahwa jika sistem informasi membuat informasi lebih siap pakai, manager dapat meluangkan waktu untuk melakukan análisis masalah.

Memilih berbagai Alternatif

Memilih solusi-solusi masalah alternatif yang diajukan mencakup penggabungan dan análisis data dari semua sumber untuk melakukan análisis biaya/laba. Aspek-aspek tertentu dari análisis masalah managerial dapat dikomputerisasi dengan menggunakan algoritma dan model preprogrammed. Contohnya, angka analisis keuntungan, diskon present-value, dan schedule penurunan aset untuk alternatif-alternatif yang diajukan dapat secara rutin dikalkulasikan dan dilaporkan dalam format komparatif oleh program-program komputer. Namun, elemen kritis dalam análisis managerial tidak boleh dilakukan kalkulasi dan perbandingan dengan komputer, tapi lebih baik pertimbangan managerial dibutuhkan untuk mengetahui metode-metode analitis yang harus digunakan dan untuk menginterpretasikan hasil-hasilnya. Komputerisasi porsi análisis memungkinkan manager untuk lebih fokus dan hati-hati terhadap interpretasinya.

Pembuatan Keputusan

Pembuatan keputusan, klimaks dari proses pemecahan masalah managerial dependen hampir keseluruhan pada pertimbangan manager. Setelah análisis itu dilengkapi, peran komputer dalam membuat keputusan-keputusan managerial biasanya tidak ada. Bagaimanapun, komputer sering kali tetap memainkan fungsi follow-up utama dengan menyediakan informasi yang menampilkan konsekuensi dari keputusan-keputusan itu, yang sering memungkinkan untuk mempertimbangkan apakah keputusan tertentu pada masa lalu sudah bagus.

Monday, July 13, 2009

KESIMPULAN

Sistem informasi organisasi itu cukup komploke dan bermacam-macam, serta perkembangan sistem-sistem in cukup menantang dan menjelimet. Sistem informasi organisasi harus menyediakan informasi lingkungan yang bermacam-macam dan yang lebih dinamis serta informasi yang lebih kritis untuk para manager-nya. Seringkali, bagaimanapun, sistem-sistem yang mengumpulkan informasi tentang lingkungan eksternal tidak berkembang sebaik yang diharapkan.

Organisai-organisasi itu hirarkis, dan hirarki ini menyediakan framework dasar untuk sistem informasi. Informasi diringkas sebagai dasar fungsi-fungsi dan level-level di dalam hirarki ini; dus tiap level organisasi dari masing-masing bagian fungsional biasaya memiliki format-format laporan sendiri. Kebutuhan terhadap aliran informasi cross-functional ekstensif dan kebutuhan terhadap informasi untuk aktivitas-aktivitas general management harus juga diakomodasikan.

Perubahan-perubahan di dalam struktur organisasi membutuhkan siste informasi yang dapat diubah agar dapat dilanjutkan ke sturktur organisasi secara paralel. Sistem informasi harus disesuaikan dengan rentang kendali (spans of control) para manager, dan kualitas sistem informasi adalah satu penentu dari berapa besarnya rentang kendali yang bisa terjadi.

Struktur dasar dari sistem informasai dasar dipengaruhi oleh tipe umum dari organisasi, yaitu, apakah manajemen sentralistik, manajemen disentralistik, atau manajemen koordinatif. Tiap tipe manajemen membutuhkan organisasi sistem informasi yang pasti berbeda. Jika organisasi itu, atau bagian darinya, memiliki hubungan otoritas dalm bentuk matriks, sistem informasi yang overlapping dibutuhkan untuk melayani tiap-tiap bagian fungsional sebaik melayani tiap-tiap product line.

Gaya manajemen (management style) merupakan aspek personal dari manajemen, mencakup pertimbangan-pertimbangan seperti bagaimana para manager meluangkan waktunya dan bagaimana mereka berinteraksi dengan personil yang lainnya. Kualitas-kualitas pemikiran manusia adalah pengaruh utama dalam gaya manajemen; seperti sebuah kelompok, para manager memiliki pemikiran-pemikiran dengan kualitas yang berbeda terhadap para analis sistem, dan perbedaan ini memperjelas mengapa sebagian analis sering mengalami kesulitan merancang sistem-sistem yang dapat diterima oleh para manager.

Pemikiran dan proses-proses análisis para manager merupakan bagian dari gaya manajemennya. Pola pemikiran dalam long-term memory yang merefleksikan pengalaman-pengalaman masa lalu diingat kembali dan kemudian dimodifikasi oleh stimulus-stimulus eksternal yang masuk pada short-term memory. Pola-pola pemikiran yang telah dimodifikasi merupakan informasi bagi para manager  untuk mendasari keputusan-keputusannya. Sistem informasi itu harus dirancang untuk memperoleh catatan tentang kekurangan pemikiran para manager.

Kebanyakan para manager men-share karakteristik personal tertentu. Mereka enggan mengandalkan sistem informasi yang tidak dipahaminya, mereka lebih suka menerima informasi dari orang-orang daripada dari komputer, dan mereka lebih memperhatikan efisiensinya sendiri. Waktu para manager dibagi-bagi, mereka tidak menyukai kejutan-kejutan, dan begitu juga para manager mereka mencoba menghindari sesuatu yang dapat mempermalukannya karea ketidaktahuannya tentang sistem informasi. Masing-masing karakteristik-karakteristik ini mempengaruhi designa tau operasi sistem informasi organisasi bersangkutan.

Istilah-Istilah Kunci

  • Intelligence information system (sistem informasi cerdas): sebuah sistem informasi yang berorientasi pada pengumpulan dan pemrosesan informasi eksternal terutama untuk tujuan-tujuan perencanaan jangka panjang.
  • Management style (gaya manajemen): aspek-aspek personal dari tindakan manager dengan respeknya terhadap berbagai tugas yang merupakan proses-proses manajemennya.
  • Management processes (proses-proses manajemen): biasanya didefinisikan dan ditentukan sebagai kumpulan prosedur-prosdur atau langkah-langkah yang digunakan untuk menyelesaikan tugas-tugas manajemen; proses-proses manajemen ini sering dikerjakan secara berurutan dan biasanya dikerjakan oleh para manager yang berbeda.Budgeting merupakan sebuah contoh dari proses manajemen.
  • Intuitive mind (pemikiran intuitif): pemikiran yang memungkinkan melakukan trial and error untuk menguji bermacam-macam solusi.
  • Systematic mind (pemikiran sistematis): pemikiran yang cenderung berkaitan dengan masalah yang distrukturisasi dalam istilah dari suatu metode atau pendekatan, jika diikuti, akan mengarah ke solusi yang acceptable.
  • Perceptive mind (pemikiran perseptif): pemikiran yang cenderung fokus pada hubungan antara elemen-elemen data dalam pengumpulan dan pemrosesan informasi dan yang berusaha untuk mendapatkan gambaran umum (big picture).
  • Receptive mind (pemikiran reseptif): pemikiran yang cenderung fokus pada rincian-rincian data dan membangun solusi berdasarkan penggunaan informasi detail secara massive.
  • Short-term memory (ingatan jangka pendek): memori yang mencakup impressions yang baru didapatkan, bersama dengan pola-pola momori yang diambil dari long-term memory.
  • Long-term memory (ingatan jangka panjang): lokasi penyimpanan permanen dalam otak untuk pola-pola informasi yang telah berkembang dari pengalaman-pengalaman masa lalu.

REFERENSI

  • McKenney, James L., and Peter G. W. Keen, “How Managers’ Minds Work,” Harvard Business Review, May-June 1974, p. 79.
  • Mintzberg, Henry, “The Manager’s Job: Folklore or Fact?” Harvard Business Review, July-August 1975, p. 49.
  • Radford, K. J., Information Systems for Strategic Decisions, Reston, VA: Reston Publishing Company, 1978

Pertanyan-Pertanyaan Review

  1. Mengapa lebih banyak lingkungan dinamis memandang bahwa organisasi harus memiliki sistem informasi cerdas?
  2. Faktor-faktor apa yang menunjukkan bahwa lingkungan kebanyakan organisasi sekarang lebih dinamis daripada dekade-dekade sebelumnya?
  3. Apa tujuan dari hirarki dalam organisasi? Mengapa organisasi besar biasanya memiliki lebih banyak hirarkinya daripada organisasi kecil?
  4. Bagaimana pengaruh hirarki terhadap sistem informasi?
  5. Apalah yang dimaksud dengan “filtering” informasi pada sebuah level dalam hirarki? Apakah filtering itu baik atau jelek?
  6. Bagaimana pengaruh sistem informasi terhadao rentang kendali (span of control)?
  7. Apakah yang dimaksud ringkasan informasi (information summarization)?
  8. Apa karakteristik dari sistem informasi organisasi disentralistik?
  9. Mengapa organisasi sentralistik secara managerial dapat dikelola dengan lebih efektif sekarang daripada organisasi serupa yang ada 30 tahun yang lalu?
  10. Mengapa sistem informasi organisasi koordinatif tingkat tinggi lebih kompleks daripada organisasi disentralistik?
  11. Aliran informasi cross-functional apa yang anda harapkan untuk keperluan marketing dan produksi? Antara personalia dan daftar gaji? Antara engineering dan produksi? Antara personalia dan produksi?
  12. Apakah yang dimaksud dengan gaya manajemen (management style)?
  13. Jenis sistem informasi apa yang terbaik bagi seorang manager yang memiliki pemikiran reseptif, intuitif?
  14. Mengacu pada gambar 1.5, apakah anda percaya bahwa manager B dapat atau akan mengubah gaya manajemen agar dalam 20 tahun gaya manajemennya berubah seperti manager A? Mengapa ya atau mengapa tidak?
  15. Bahaslah karakteristik orang pada poin D dalam gambar 1.5. apakah orang ini mungkin menjadi seorang manager bisnis?
  16. Mengapa para senior manager dalam organisasi besar memungkinkan memiliki gaya manajemen preseptif, intuitif?
  17. Mengapa seorang manager dengan jabatan tertentu seperti manager tingkat bawah dalam sebuah organisasi akan frustasi/tertekan dengan informasi yang diterima dari sistem informasi?
  18. Bagaimana pola pemikiran dikembangkan dalam otak?
  19. Apa implikasinya dari proses-proses perkembangan pola pikir yang dimiliki seorang manager terhadap perkembangan sistem informasi?
  20. Apa karakteristik yang dimiliki para manager yang cenderung menghambat perkembangan sistem informasi?
  21. Bedakanlah antara proses-proses perencanaan dan control sebuah organisasi!
  22. Bagaimana perbedaannya antara short-term memory dan long-term memory?
  23. Buatlah kesimpulan tentang penjelasan tentang perkembangan sistem informasi yang ada dalam bab ini!

KASUS 1

San Fransisco—ketika kekurangan dari para profesional yang terlatih dalam pemrosesan data mencuat, universitas-universitas terus memberi para mahasiswa jenis pelatihan pemrosesan data yang salah, Al Strong, presiden dan pendiri Commercial Programming Systems Inc., memaparkan di sini.

“Hampir setiap mahasiswa yang lulus datang kepada kami dengan siap kerja menggunakan aplikasi-aplikasi ilmiah—foto-foto bulan, penelitian dalam ilmu fisika—ketika apa yang kami butuhkan adalah para programmer aplikasi bisnis,” Papar Strong pada simposion mengenai “Finding Solutions to the EDP Personnel Shortage.”

“Ketika pemrosesan data untuk komunitas ilmiah terus menerus berkembang sejak tahun 1950, perkembangan itu sedikit berpengaruh pada kekurangan personal EDP seperti yang ada saat ini. Itulah aplikasi-aplikasi komputer bisnis—dan perkembangan komputer bisnis yang semakin banyak—telah berkembang secara signifikan dalam waktu yang cukup lama,” katanya.

“ Untuk solusi yang lebih baik, para user DP terbesar kami mengontrak orang-orang ini dan mengirimnya ke sekolah untuk ditraining kembali dalam prinsip-prinsip bisnis sebaik pemrograman bisnisnya,” katanya, tambahan bahwa mereka akhirnya menjadi bermanfaat dalam waktu enam bulan hingga dua tahun setelah masa kontrak itu….

Pertanyaan Kasus

Coba dapatkan informasi tentang kebutuhan di tempatmu untuk lulusan para mahasiswa jurusan bisnis yang telah mengkaji sistem informasi untuk bekerja layaknya para programmer, analis sistem, dan ahli-ahli otomasi kantor, juga di posisi sistem informasi lainnya. Bagaimana kebutuhkan ini jika dibandingkan dengan kebutuhan alumni jurusan bisnis dengan latar belakang pendidikan yang lain, dan bagaimana perbandingan gaji awalnya? (Mungkin sumber-sumber informasi mencakup kamar dagang, kantor-kantor departemen tenaga kerja (state employment offices), dan bagian-bagian pengiklanan sesuai spesifikasinya dalam beberapa surat kabar local.)

KASUS 2

Sistem Informasi Hukaman Court untuk Gratifikasi

Oleh Tim Scannell, CW Staff

Grand Rapids, Mich.—Setelah hampir tujuh tahun dari perencanaan dan pengeluaran lebih dari $400,000, Grand Rapids District Court di sini telah memutuskan untuk menunda sistem informasi court berbasis komputer.

Terganggu dengan keterlambatan-keterlambatan, kekurangan operasional dan birokrasi yang tidak berpihak, Comprehensive Lower Court Information System (Colocis)—yang mana tidak pernah benar-benar keluar dari fase pengujian—akan dibuat tabel secara permanen dalam pertolongan sistem manual terbaru courtnya.

“Kami memiliki sangat banyak orang (administratif) yang harus bekerja sama dengan kami, sangat banyak orang yang mengontrol keuntungan dari usaha itu, yakni dihukumi gagal,” dikatakan James Farrar, administrator court terdahulu dan sekarang seorang pengacara staf senior di National Center for State Courts in St. Paul Minn.

Dikembangkan di Burroughs Corp. 3500 city itu mainframe, Colocis akhirnya dianggap dapat menjaga cara pendendaan parkir dan lalu lintas, menghasilkan pemberitahuan waktu court dan biasanya mempercepat seluruh proses court lalu lintas. Bagaimanapun, meskipun sistem itu merupakan program yang teruji secara menyeluruh, memiliki staf terlatih dan dipersiapkan untuk menjalankan city’s manual operation secara paralel, sistem berharga ribuan dólar tidak pernah berhenti, Kata Farrar.

Faktanya, sangat banyak sistem kontroversial pernah dipersiapkan untuk laporan-laporan operasional stándar court’s traffic bureau.

Kebobrokan Sistem

Ketika opini-opini berbeda-beda tentang mengapa sistem itu bobrok, banyak sekali sumber-sumber setuju bahwa perencanaan-perencanaan komputerisasi court mulai terputus pengembangannya sebelum sampai ke tujuan.

Contohnya, hanya seperti proyek yang membangun percepatan, city itu kehilangan daya tarik ketika kantor State Court Administrator di Detroit mengumumkannya melakukan pengembangan pusat datanya dan akan menawarkan layanan-layanan  untuk court jurisdiksi yang terbats seperti yang ada di Grand Rapids. Tindakan ini memiliki dampak substansial terhadap momentum proyek itu” dan memperlamabat pengiriman barang-barang sekitar enam bulan, klaim Farrar.

Perbedaan antara city dan court akhirnya menghasilakan gugatan legal, dipelopori oleh court, menggugat ketidaktertarikan city secara tiba-tiba di Colocis. Gugatan itu juga memprotes keinginan city untuk memecat hanya seorang programmer/analisis Colocis, Howard Friar, karena dia tidak menemui syarat-syarat residency tertentu, kata Farrar.

Walaupun court kemudian memenangkan porsi pendukung gugatan itu, city memecat Friar karena pertanyaan residency.

“Sesaat [Friar] pergi, sistem itu mulai jatuh,” Josef Sopper, yang menggantikan Farrar sebagai administrator court, berkata.

Seperti Farrar, Sopper mengakui bahwa Colocis telah gagal karena terdapat terlalu banyak penanganan birokrasi dalam the pot dan tidak ada control administratif yang jelas terhadap perkembangan sistem.

Ketika Colocis pertama kali diminta, Sistem pengadilan kriminal berbasis komputer, yang mana hampir baru pada saat itu, dikaitkan terhadap state of the art terbaru—arsitektur tipe yang saling terkait. Dengan perbandingan, sistem-sistem sekarang merupakan modular dan disusun saling terkait tapi beroperasi secara independen sesuai bagiannya.

(Awalnya dalam game, Grand Rapids’ court officials juga mempertimbangkan instalasi sistem informasi manajemen prosecutor secara komputerisasi [Promis], tapi memutuskan untuk menolaknya karena sistem itu terlalu besar untuk kebutuhan court’ judicial yang lebih kecil.

Pada dasarnya, Colocis interrelated architecture telah memilki banyak kegagalan. Ketika bagian-bagian sourt system mulai gagal, keseluruhan sistem itu collapse seperti permainan domino yang sangat banyak, court administrator Sopper menjelaskan: “Error dalam satu tempat mempengaruhi seluruh reaksi [sistem] menuju kebobrokan.”

Tambahan, ketika court mengembangkan dan mentes Colocis tentang city’s Burroughs Corp. 3500 mainframe, ditemukan bahwa komputer dan staf city’s DP tidak pernah bisa menjaga permintaan batch-oriented judicial system , kata Farrar. Faktanya, walauun city menagih court sekitar $130,000 akhirnya untuk computer time, court menggunakan computer time worth hanya sebagian dari jumlah itu.

Satu alasan untuk inkosistensi penagihan ini adalah bahwa ketika city menggunakan komputer untuk memproses air, pajak dan tagihan atas kebutuhan lainnya, ia juga mencoba mengembangkan sistem informasi kenijakan ekstensif secara fair, kata Farrar. Semua pekerjaan komputer berlatarbelakang city menurut laporan telah membatasi waktu yang ada bagi court untuk mengembangkan Colicis.

Sumber: Computerworld, Aug. 11, 1980, p. 17.

Pertanyaan Kasus

  1. Pelajaran apa yang dapat diambil dari kegagalan ini?
  2. Colocis dimulai kira dari tahun 1974; apakah kamu berpikir bahwa kegagalan itu bisa terjadi dalam kasus sistem serupa saat ini? Mengapa ya atau mengapa tidak?

(khusus untuk kasus, parios deui asa pabaliut pisan)

***

Alhamdulillah Bab I teh atos/selesai/finished/kholash/owaru/cheng

(Monday, July 13, 2009/‏‏الإثنين‏، 13‏ تموز‏، 2009 /

2009年7月13日/2009年7月13日)

@@@ 7/13/2009 5:37:41 TASDIK @@@

TASDIK=P.M.

Sampai jumpa di Bab II…..

About these ads

One response to “PRINSIP-PRINSIP SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

  1. Pingback: Management Information System | ..:: Sistem Informasi Manajemen ::…

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s