Knowledge management and its link to artificial intelligence

Knowledge management and its link to artificial intelligence

J. Liebowitz

Manajemen Pengetahuan dan Hubungannya dengan Kecerdasan Buatan

Penerjemah: Komarudin Tasdik (http://komarudintasdik.wordpress.com )

Abstrak

Manajemen pengetahuan merupakan kajian yang sedang mendapatkan perhatian dari industri dan pemerintah. Ketika kita hendak membangun organisasi pengetahuan, manajemen pengetahuan akan memainkan peran dasar terhadap keberhasilan transformasi pengetahuan individu ke dalam pengetahuan organisasi. Salah satu blok pembangunan kunci untuk mengembangkan dan memajukan bidang manajemen pengetahuan ini adalah kecerdasan buatan (AI), yang mana banyak para praktisi dan teoritikus manajemen pengetahuan mengabaikannya. Paper ini akan membahas kemunculan dan masa depan manajemen pengetahuan, dan hubungannya terhadap kecerdasan buatan. © 2001 Elsevier Science Ltd. All rights reserved.

Keywords: Knowledge management; Artificial intelligence; Expert systems

  1. Pendahuluan

Business process reengineering (BPR), Year 2000 (Y2K), sekarang knowledge management (KM). Merupakan suatu manajemen pengetahuan seperti sebuah mode yang para konsultan memimpikan untuk menjaganya agar memberikan keuntungan yang akan dikerjakan dengan segera di tahun-tahun yang akan datang atau haruskah manajemen pengetahuan diperlakukan sebagai tujuan strategis dalam organisasi untuk capturing (penangkapan), sharing (berbagi), dan leveraging (pengungkilan) pengetahuan yang lebih baik secara internal dan eksternal? Suatu perhatian dan pesimisme yang memungkinkan (atau boleh jadi konservatisme) berada dalam memunculkan manajemen pengetahuan dan melakukan inisiatif manajemen pengetahuan. Satu perhatian adalah bahwa persentase wajar dari para manajer senior meyakini bahwa manajemen pengetahuan mungkin hanya manajemen pengetahuan pelengkap dan usaha membangun kembali proses bisnis (BPR). Banyak usaha BPR telah gagal, sehingga ada perhatian bahwa manajemen pengetahuan terperangkap pada bahaya yang sama. Isu kedua adalah bahwa terdapat kekakuan yang sangat sedikit diletakkan ke dalam pengembangan metodologi-metodologi manajemen pengetahuan. Hanya sedikit perusahaan, seperti teknologi RWD, Andersen Consulting, Dataware Technologies, The Delphi Group, dan yang lainnya, telah berkembang dengan teliti menggunakan metodologi komprehensif untuk membangun proyek manajemen pengetahuan. Terkait dengan isu ini bahwa bidang manajemen pengetahuan menjadi tidak berbentuk seperti vendor yang mengklaim bahwa produknya adalah tools “manajemen pengetahuan”, tetapi secara sederhana berupa manajemen pengetahuan atau produk manajemen informasi.

  1. Manajemen Pengetahuan dan Konsep Dasarnya

Manajemen pengetahuan (Liebowitz, 1999; Liebowitz, 2000; Liebowitz and Beckman, 1998) adalah proses penciptaan nilai ases-aset tersembunyi organisasi. Ini berkaitan dengan seberapa bagus mengungkil pengetahuan secara internal dalam organisasi dan secara eksternal kepada para pelanggan dan stakeholder. Misalnya, manajemen pengetahuan mengkobinasikan berbagai konsep dari sejumlah disiplin, mencakup tindakan organisasi, manajemen sumber daya manusia, kecerdasan buatan, teknologi informasi, dan sebagainya. Fokusnya adalah seberapa bagus berbagi pengetahuan untuk menciptakan nilai tambah yang bermanfaat untuk organisasi.

Banyak orang bingung terkait informasi dan pengetahuan. Terdapat perbedaan yang signifikan. Menurut Hubert St. Onge of The Mutual Group, informasi adalah data yang terpola dan pengetahuan adalah kemampuan untuk bertindak. Pengetahuan mencakup sekumpulan fakta dan aturan penting yang para ahli sudah pertanyakan selama beberapa tahun berdasarkan pengalamannya. Pada matter-apprenticeship relationship, pengetahuan merupakan harapan sepenuhnya yang para ahli share dengan apprentice versus informasi yang sederhana.

Kemudian, pengetahuan memiliki berbagai bentuk. Pengetahuan tacit merupakan pengetahuan bawah sadar yang mana sesuatu dilakukan secara otomatis hampir tanpa berpikir. Jenis pengetahuan ini sulit untuk menggali dan memperoleh knowledge engineering paradox. Lebih banyak para ahli cenderung melakukan compile sendiri pengetahuan ini, dan lebih keras berusaha untuk menggali pengetahuan ini dan memformulasikannya dalam repositori pengetahuan. Pengetahuan eksplisit adalah jenis pengetahuan lain yang lebih jelas dan dapat lebih mudah didokumentasikan. Pengetahuan internal adalah bagaimana pengetahuan eksplisit diinternalisasikan, dibentuk, atau dipengaruhi oleh pandangan yang dimiliki seorang pakar sehingga memungkinkan timbul perbedaan bentuk dari satu orang dengan yang lainnya.

Secara khusus, banyak organisasi harus menggunakan strategi ganda untuk membongkar dan berbagi jenis-jenis pengetahuan ini. Pendekatan kodifikasi akan dibutuhkan untuk memformulasikan dan mendokumentasikan pengetahuan dalam repositori pengetahuan. Pendekatan personalisasi juga digunakan untuk mendukung komunikasi informal untuk membongkar pengetahuan tacit dengan penuh harapan dan mentransfernya dari satu individu ke individu lain. Organisasi seperti Johnson & Johnson dan World Bank memiliki knowledge fairs atau pertukaran pengetahuan untuk mendukung proses komunikasi informal.

Apa manfaat ide-ide yang mendasari manajemen pengetahuan ini? Jika pepatah Sir Francis Bacon tentang “knowledge is power” (pengetahuan adalah kakuatan) itu dihormati, maka moto baru tentang perluasan konsep ini bisa menjadi “sharing knowledge is power” (berbagi pengetahuan adalah kekuatan). Manajemen atas sudah mengakui bahwa keunggulan kompetitifnya secara khusus adalah orangnya—modal otak atau intelektual dalam organisasi. Jika terdapat cara untuk memanfaatkan, menangkap, mengamankan, dan berbagi pengetahuan ini antara karyawan dan pelanggan, maka sinergi-sinergi dahsyat akan terwujud (seperti membangun memori institusional perusahaan). Karena itu, perusahaan-perusahaan sudah mengklaim manfaat signifikan dari usaha-usaha manajemen pengetahuannya. Pfizer, Skandia, Buckman Labs, Texas Instruments, World Bank, dan organisasi lainnya sudah melihat manfaat nyata dari inisiatif-inisiatif manajemen pengetahuannya. Sebagaimana seorang CEO berkata, “Jika kita hanya sudah mengetahui apa yang kita ketahui”, jenis pemikiran ini dapat memberikan organisasi sebuah hasil yang kompetitif.

Belajar dari orang lain selalu yang praktis lebih disukai, mengasumsikan bahwa “orang lain” memberi banyak pengetahuan, nasihat bijak. Banyak organisasi telah mengembangkan pelajaran yang mengkaji basis data dan repositori terbaik/terburuk untuk memformulasikan, mendokumentasikan, dan berbagai pelajaran yang sudah dikaji ini. Tentunya, harus menjadi infrastruktur di dalam organisasi yang aktif menangkap dan memvalidasi pelejaran-pelajaran yang dikaji ini dan kemudian menganalisis dan mendiseminasikannya ke individu yang tepat dalam organisasi. Sebagai tambahan, kultur berbagi pengetahuan harus diciptakan mencakup       sistem insentif/hadiah untuk memotivasi orang lain untuk berbagi pengetahuannya. Membangun kultur suportif itu penting untuk mensukseskan inisiatif manajemen pengetahuan.

Saat ini, sudah ada beberapa pelajaran menarik yang dikaji dengan memperhatikan perkembangan dan implementasi inisiatif manajemen pengetahuan dalam organisasi. Pertama, banyak sekali organisasi menjalankan usaha-usaha manajemen pengetahuan kecil dalam area bisnis yang ditargetkan dalam departemen versus melibatkan manajemen pengetahuan ke dalam strategi organisasi global untuk perkembangan dan penyebaran perusahaan secara luas. Ini adalah pendekatan penolak risiko yang muncul jika usaha-usaha untuk menjalankan manajemen pengetahan ini berhasil, maka mereka berpeluang terhadap adopsi dan penyebaran organisasi secara luas. Dalam proses yang lama, agar manajemen pengetahuan benar-benar sukses, ia harus diintegrasikan di dalam visi strategis global organisasi. Banyak usaha kemudi memiliki bentuk audit pengetahuan, praktek/pelajaran terbaik sudah mengkaji repositori pengetahuan, atau direktori halaman kuning on-line keahlian/kepakaran dalam organisasi.

Observasi menarik lainnya adalah hanya karena anda menggunakan tool seperti Like Notes, tidak berarti anda sedang melakukan manajemen pengetahuan. Jenis-jenis tool ini akan memfasilitasi pembangunan infrastruktur teknologi manajemen pengetahuan, tapi manajemen pengetahuan lebih dari sekedar tool dan teknologi. Faktanya, lebih banyak orang dan kultur serta kebutuhan-kebutuhan ini secara cermat dipertimbangkan untuk mengembangkan ruang lingkup berbagi pengetahuan.

Pelajaran utama yang sudah dipelajari adalah bahwa banyak sekali organisasi yang tidak memiliki ketelitian, metodologi manajemen pengetahuan komprehensif untuk menciptakan sistem dan inisiatif manajemen pengetahuan ini. Bagian dari alasan untuk fenomena ini adalah bahwa penyedia manajemen pengetahuan sendiri tidak memiliki metodologi manajemen pengetahuan komprehensif. Beberapa perusahaan memiliki metodologi yang komprehensif untuk manajemen pengetahuan, tapi kebanyakan tidak memilikinya. Ini mengarah pada kebingungan dan skeptisisme dalam pasar yang diciptakan dengan overhype dan mislabeling pada tool dan teknik oleh vendor manajemen pengetahuan. Ini sudah terjadi di masa lalu menuju komunitas kecerdasan buatan (AI) yang berkembang melalui peak dan valley dalam istilah AI winter dan spring hingga ekspektasi telah terpenuhi.

Apakah manajemen pengetahuan merupakan hasil dari manajemen informasi dan manajemen dokumen? Sebagian ya. Tapi ia juga meliputi area-area lain termasuk kecerdasan buatan, sistem berbasis pengetahuan, teknologi informasi, manajemen sumber daya manusia, groupware, tindakan organisasi, dan disiplin-disiplin terkait. Bob Buckman , CEO dari Buckman Labs, mengatakan bahwa membangun kultur suportif untuk manajemen pengetahuan adalah 90% dari usaha. Ini sering dilupakan, seperti banyak usaha manajemen pengetahuan terlahir dalam departemen teknologi informasi atau sistem informasi organisasi. Konsentrasinya sudah berada pada dasar teknologi untuk membangun sistem manajemen pengetahuannya, versus benar-benar mempertimbangkan aspek manusia dan kultur manajemen pengetahuan. Dalam hal ini, ia seperti kedudukan ayam dan telur. Jika anda tidak memiliki infrastruktur teknologi yang diperlukan untuk mendukung sistem manajemen pengetahuan, maka usaha manajemen pengetahuan akan memboroskan waktu. Tapi, jika tidak ingin berbagi pengetahuannya, tidak masalah, untuk menginputkannya ke dalam sistem manajemen pengetahuan, maka usaha manajemen pengetahuan ini juga akan gagal. Dengan demikian, pertimbangan dan perhatian yang cermat tentang manusia/kultur dan area teknologi harus cukup jelas.

Untuk usaha-usaha manajemen pengetahuan yang sudah gagal, pada umumnya ada tiga alasan utama. Pertama adalah bahwa strategi manajemen pengetahuan tidak diikat ke bisnis/visi organisasi. Kedua, mungkin ada kelemahan dukungan dan keterlibatan manajemen atas yang aktif dan kuat. Ketiga, perencanaan/program manajemen pengetahuan didesain dengan kurang baik. Yang menarik, alasan-alasan ini juga merupakan ciri sebagian besar kegagalan proyek sistem informasi.

Apakah para manajer senior mau menerima ide manajemen pengetahuan? Untuk membantu menguji air, kajian daya terima manajemen pengetahuan dipimpin oleh Liebowitz pada musim panas tahun 1999 di pusat hukum perusahaan farmasi utama. Angka respon sekitar 75%, dan survey itu dikirimkan ke para manajer senior di pusat perusahaan.

Dalam menganalisis hasil survey ini, lima pertanyaan pertama berhubungan dengan perspektif kapital manusia. Respon survey itu mengindikasikan  bahwa studi di bawah organisasi farmasi memiliki pemahaman yang kuat dan jelas tentang nilai karyawannya, terutama “parapakar” dalam organisasi tersebut. Sembilan puluh delapan persen mengindikasikan kesepakatan bahwa kesadaran paramanajer terhadap pentingnya penyediaan pegawai ahlinya dengan pekerjaan yang menantang merupakan unsur penting untuk memelihara pengetahuan dalam sebuah organisasi. Sembilan puluh enam persen menyatakan bahwa organisasi-organisasi harus memiliki strategi sangat jelas untuk mempertahankan keberadaan parapegawai ahlinya. Sembila puluh tiga mengindikasikan bahwa parapegawai ahli merupakan sumber daya yang sangat berharga untuk organisasi. Sudah ada suatu keambiguan tentang istilah “knowledge worker” (pekerja pengetahuan) dan “knowledge work” (karya pengetahuan), seperti 59% sepakat (36% netral) bahwa pekerjaan profesi lebih tinggi, yang berkontribusi terhadap kepuasan kebutuhan pelanggan, secara tepat akan diistilahkan “knowledge work”. Tujuh puluh delapan persen (20% netral) sudah merasakan bahwa para pekerja pengetahuan merupakan kontributor utama untuk sukses dalam organisasi.

Dengan memperhatikan pertanyaan tentang “perspektif pengetahuan” itu, tampak bahwa banyak sekali orang yang tidak kenal dengan istilah atau konsep “organisasi pengetahuan”. Sekitar 36% familiar dengan istilah itu, 25% netral, dan 19% tidak familiar. Jelas juga bahwa para responden itu tidak merasa organisasinya siap untuk bertrasformasi diri ke dalam organisasi pembelajaran. Hanya 22% setuju bahwa organisasinya siap ditransformasikan ke dalam organisasi pembelajaran (49% netral, 29% tidak setuju). Mayoritas responden setuju bahwa agar benar-benar sukses dalam bisnis saat ini (79% setuju) dan yang akan datang (81% setuju), ia harus memperhatikan dunia dari perspektif pengetahuan.

Dengan memperhatikan pertanyaan-pertanyaan tentang perspektif Chief Knowledge Officer, kebanyakan orang netral (56%) atau memiliki perasaan campur (28% setuju, 16% tidak setuju) bahwa akan ada posisi “manajer pengetahuan” terpisah sebagai bagian dari struktur perusahaan. Beberapa komentar beranotasi mengindikasikan bahwa akan ada manajer-manajer pengetahuan yang tersebar melalui unit-unit bisnis berbeda dalam perusahaan. Maka, pararesponden merasa nyaman (63%) bahwa organisasi harus berkomitmen terhadap sumber daya manusia/keuangan tambahan untuk menajamen pengetahuan (39% netral).

Dua hasil yang sangat menarik adalah bahwa terdapat hasil gabungan pada apakah manajemen senior memiliki kemampuan kepemimpinan untuk berhasil dalam manajemen pengetahuan. Lima puluh enam persen setuju, 36% netral, dan 8% tidak setuju. Bahkan walaupun survey itu mengindikasikan bahwa sebagian istilah manajemen pengetahuan menjadi asing bagi beberapa responden, mereka sangat meyakini terhadap nilai modal pengetahuan dan manusia. Ini dibuktikan dengan 82% reponden mengindikasikan bahwa “ketidakjelasan” (yakni aset-aset modal pengetahuan/intelektual) dalam organisasi harus terukur. Sehingga alasan apa bahwa manajemen pengetahuan itu diperlukan dalam organisasi anda? Inilah beberapa pertimbangannya:

  • usia rata-rata karyawan anda cukup senior;
  • anda belum melakukan pekerjaan yang baik dalam mendokumentasikan proses dan menangkap pengetahuan;
  • kempetitor anda terlihat memiliki perhatian pada anda dan mungkin anda dilibatkan dalam usaha-usaha manajemen pengetahuan;
  • tidak terlihat adanya program mentoring untuk membantu berbagi dan mentransfer pengetahuan antara paraahli dan orang baru (yakni pendatang baru) dalam organisasi;
  • pendanaan yang kecil telah diletakkan ke dalam pengembangan dan pelatihan karyawan;
  • salah satu bagian dari organisasi tidak mengetahui apa yang sedang bagian lain jalankan—walaupun bekerja dalam domain yang serupa;
  • anda meluangkan bagian hari yang baik dengan melihat informasi yang sudah salah tempat;
  • anda tidak merasa memiliki waktu untuk bercakap-cakap dengan kelega anda dalam organisasi secara informal;
  • sebagian karyawan berpengetahuan luas anda meninggalkan perusahaan, baik karena keluar tanpa alasan yang jelas, penawaran kerja yang lebih baik, atau alasan lain;

Tanda-tanda ini mungkin tidak menjadi peringatan dini—sebagian mungkin mengindikasikan bahwa anda sangat lambat! Haruskah anda mulai panik saat ini? Tidak perlu, di sini ada beberapa saran yang dapat dipertimbangkan:

  • Sediakan Knowledge Management Forum Series mingguan atau bulanan untuk organisasi anda agar lebih baik mengedukasi setiap orang dalam manajemen pengetahuan dan menciptakan kesadaran lebih mendalam.
  • Pilihlah area bisnis yang ditargetkan dan pimpinlah audit pengetahuan untuk melihat jenis pengetahuan yang dibutuhkan untuk area itu, pengetahuan yang ada dan hilang, siapa yang memiliki pengetahuan itu, dan bagaimana pengetahuan itu digunakan.
  • Hadirilah beberapa seminar atau konferensi manajemen pengetahuan—banyak yang fokus industri.
  • Libatkanlah beberapa “penasehat” manajemen pengetahuan yang dapat membantu membentuk strategi manajemen pengetahuan untuk organisasi.
  • Mulailah mengembangkan beberapa praktek terbaik/pelajaran yang sudah dikaji/halaman kuning keahlian untuk organisasi anda.

Saran ini menghendaki anda segera memulai. Setelah kesadaran terhadap prinsip-prinsip dan ide-ide manajemen pengetahuan tercipta, maka organisasi dapat dengan lebih baik menilai bagaimana cara mengembangkan infrastruktur manajemen pengetahuan dan bidang manajemen yang harus dipinjam dari disiplin-disiplin yang sudah terbangun lainnya, seperti kecerdasan buatan (AI) untuk mengkaji dan mengaplikasikan apa lagi yang sudah siap menuju pengembangan bidang manajemen pengetahuan. Bagian selanjutnya melihat pada sambungan pembahasan ini.

  1. Mengaplikasikan Teknik-Teknik AI untuk Kemajuan Manajemen Pengetahuan

Ketika melihat cara-cara berbagi pengetahuan, transformasi pengetahuan individu ke dalam kolektif, pengetahuan organisasi, dan menjelmakan organisasi ke dalam “organisasi pengetahuan”, bidang kecerdasan buatan (AI) bisa membantu mendorong prinsip-prinsip dasar manajemen pengetahuan ini. Salah satu area penting dari manajemen pengetahuan adalah penangkapan dan representasi pengetahuan. Metodologi knowledge engineering (Hendriks dan Vriens, 1999) untuk membangun sistem pakar telah mengaplikasikan teknik pemerolehan pengetahuan (contoh, wawancara, analisis protokol, simulasi, teori kontruksi personal, card sorting, dll.) untuk menggali pengetahuan tacit dari para ahli. Untuk mengembangkan repositori pengetahuan dalam sistem manajemen pengetahuan agar secara formal dapat mendokumentasikan pengetahuan secara on-line, teknik pemerolehan pengetahuan ini dapat diaplikasikan. Sebagai tambahan, knowledge discovery dan pendekatan data/text mining (metode-metode yang berhubungan dengan AI) dapat digunakan untuk secara induktif menentukan hubungan dan tren dalam repositori-repositori pengetahuan ini guna menciptakan pengetahuan baru. Untuk merepresentasikan pengetahuan dalam repositori-repositori ini, taksonomi pengetahuan dan pemetaan pengetahuan secara khusus dibangun untuk layanan seperti framework mana yang sesuai untuk membangun repositori-repositori pengetahuan ini. Ontologi pengetahuan dan cara untuk merepresentasikan pengetahuan yang dibutuhkan (rule, kasus, script, frame, objek, jaringan semantik, dll.) secara khusus diciptakan dalam bidang AI untuk membangun kepakaran atau sistem cerdas lainnya. Bidang manajemen pengetahuan dapat mengaplikasikan teknik-teknik AI ini untuk membantu kodifikasi pengetahuan dalam sistem manajemen pengetahuan. Teknik AI lainnya seperti agen cerdas (Bradshaw et al., 1998) dapat digunakan untuk membantu dalam metode pencarian dan temu kembali pengetahuan dalam sistem manajemen pengetahuan. Agen-agen dapat digunakan untuk membantu dalam mengkombinasikan pengetahuan yang akhirnya akan mengarah ke     penciptaan pengetahuan baru. AI Applications Institute at the University of Edinburgh telah mengembangkan sistem workflow adaptif, menggunakan teknologi agen, untuk mendukung manajemen pengetahuan. Bahasa dan pembicaraan alami yang memahami front-ends sebagai antar muka terhadap sistem manajemen pengetahuan bisa menggunakan teknik-teknik AI untuk diaplikasikan di tahun-tahun yang akan datang menuju bidang manajemen pengetahuan.

Distribusi pengetahuan, salah satu fungsi dasar dari manajemen pengetahuan, melibatkan pengiriman pengetahuan secara internal dan eksternal ke yang dapat memanfaatkan penggunaan dan aplikasi pengetahuan. Secara khusus, ada infrastruktur dalam organisasi yang bertanggung jawab untuk menyebarkan pengetahuan ke beberapa individu atau grup terkait. Walaupun secara sederhana memiliki mode distribusi pasif di mana ia ditujukan ke para pekerja individu untuk mengakses repositori pengetahuan organisasi, mungkin lebih disukai untuk memiliki tim manajemen pengetahuan untuk beban analisis pengetahuan dan mendistribusikannya ke karyawan, manajemen, pelanggan, dan stakeholder, yang relevan. Ada juga teknik-teknik yang dapat digunakan untuk membantu dalam proses ini. Agen-agen cerdas dapat diaplikasikan untuk menganalisis pengetahuan, email, halaman web, dan sebagainya serta untuk menyebarkan ringkasan-ringkasan yang benar atau bagian-bagian individu tentang informasi dan pengetahuan ke yang harus menggunakannya secara lebih baik. Teknik data mining dan knowledge discovery bisa juga digunakan secara induktif untuk mencari tren, relasi, dan pengetahuan baru yang memungkinkan serta informasi dari repositori pengetahuan organisasi. Ini adalah yang sudah dilakukan secara efektif dalam bidang pemasaran dan keuangan.

Komunitas online, yang berbagi kepentingan biasa dengan manajemen pengetahuan, juga merupakan cara untuk berbagi dan mendistribusikan pengetahuan. Ini mungkin meniru-niru Centers of Expertise or Knowledge Centers or Communities of Practice dalam organisasi. Anggota komunitas ini berbagi pengalaman, pemikiran, informasi, pertanyaan/jawaban, dan pengetahuan melalui web. Contohnya, komunitas-komunitas online muncul untuk Parkinsons Disease, Downs Syndrome, dan kesehatan lain yang berhubungan dengan komunitas-komunitas online. Pengetahuan didistribusikan melalui web ke anggota-anggota komunitas online ini.

  1. Masa Depan Manajemen Pengetahuan

Pertanyaan kunci adalah “akankah manajemen pengetahuan menjadi konsep akhir lima sampai sepuluh tahun yang akan datang?” Jawaban untuk pertanyaan ini sebagian tergantung pada unneccesaary hype dan ekspektasi berlebihan yang dibangun dari yang disebut vendor manajemen pengetahuan dan sebagian tergantung pada realisasi manajemen bahwa manajemen pengetahuan merupakan benang merah yang harus dijalin di dalam organisasi dan kultur mereka. Sekarang mari kita respon terhadap tiap bagian komponen ini.

Dengan memperhatikan hype dan overekspektasi yang memungkinkan bisa diciptakan oleh vendor manajemen pengetahuan, ini adalah perhatian sebenarnya. Sebagian vendor manajemen informasi, manajemen dokumen, dan kecerdasan buatan mengklaim bahwa tool mereka sekarang adalah tool “manajemen pengetahuan”. Bagian kebingungan berakar dari tidak memiliki ketetapan universal tentang istilah, kosakata, konsep, dan standar dalam komunitas manajemen pengetahuan. Ini harus diperjelas, dan faktanya, sebuah organisai yang disebut “International Knowledge Management Consortium (http:// km.org)” sedang mencoba mengembangkan standar-standar seperti itu. Sebagai tambahan, sebagian penyedia manajemen pengetahuan sedang melompat pada bandwagon manajemen pengetahuan tanpa memiliki ketelitian, metodologi yang terdokumentasikan dengan baik dan teknik-teknik untuk membangun  manajemen pengetahuan. Hingga metodologi-metodologi ini dikembangkan dan diaplikasikan dengan sukses, mungkin ada juga kelemahan pemahaman yang berasal dari konsep dan pendekatan yang salah definisi.

Dalam istilah pengenalan manajemen terhadap pentingnya manajemen pengetahuan untuk organisasi mereka, pasarnya mungkin akan menggiring kebenaran dan kekuatan proposisi ini. Jika kompetitor perusahaan menggunakan manajemen pengetahuan secara efektif dalam organisasinya untuk mendapatkan manfaat bernilai tambah dan berbagi pasar yang lebih besar, maka ini akan mengarahkan organisasi lain untuk mencoba bertahan dengan para kompetitornya. Sebagai tambahan, banyak organisasi memiliki pekerja berkemampuan “abu-abu” dan ini mungkin mengarahkan atas kebutuhannya untuk menangkap dan berbagi keahlian dari para ahli sebelum mereka berhenti dan meninggakan organisasi yang bersangkutan. Ini mungkin menjadi alasan utama untuk memegang teguh konsep manajemen pengetahuan.

Walaupun demikian, manajemen senior ingin memperoleh bottom-line dari investasinya, dan inisiatif-inisiatif manajemen pengetahuan harus menampilkan hasil yang jelas dari aset-aset pengetahuan tersembunyi organisasi. Ini menyarankan kebutuhan untuk terus mengembangkan ukuran-ukuran dan metrics guna mengukur aset-aset tersembunyi walaupun hanya menggunakan keterangan-keterangan yang bersifat anekdot. Banyak peneliti, pendidik, dan praktisi melihat metode-metode untuk mengukur manfaat manajemen pengetahuan, tapi ini masih merupakan isu terbuka. Setelah secara umum teknik-teknik yang diterima untuk melakukan ini terbukti dalam komunitas tersebut, manajemen senior akan enggan terlibat dalam inisiatif-inisiatif manajemen pengetahuan ini.

Berasumsi bahwa eksptektasi manajemen pengetahuan dapat dibawa ke dalam alignment dan senior management untuk memahami nilai usaha manajemen pengetahuan di organisasinya, maka masa depan terlihat cerah untuk manajemen pengetahuan. Dengan demikian, terdapat beberapa pitfall potensial yang dapat menghentikan inisiatif-inisiatif manajemen pengetahuan dalam organisasi. Inilah beberapa di antaranya:

  • Kultur organisasi tentang suasana “pengetahuan adalah kekuatan” versus lingkungan “berbagi pengetahuan adalah kekuatan”, dan teknik-teknik yang digunakan untuk mengolah kultur berbagi pengetahuan tidak berhasil dalam memperbaiki situasi ini.
  • Nilai kebenaran dari manajemen pengetahuan tidak terealisai karena organisasi tidak menyimpan manajemen pengetahuan di dalam visi strategis perusahaan.
  • Repositori-repositori pengetahuan menjadi susah digunakan dan sulit untuk dipelihara.
  • Keamanan repositori pengetahuan bisa disepakati jika “mutiara organisasi” diletakkan secara online.
  • Sistem manajemen pengetahuan salah desain dan sulit untuk digunakan oleh user.
  • Perencanaan program manajemen pengetahuan masih salah pengertian dan problematik
  • Jika karyawan tidak “dirangsang” dengan suatu cara, berbagi pengetahuan tidak akan tercapai.

Organisasi harus cermat terhadap pitfall potensial ini ketika melakukan usaha-usaha manajemen pengetahuan. Elemen kunci untuk membuat manajemen pengetahuan sukses dalam organisasi adalah menggunakan “manajemen perubahan” yang benar. Membangun kultur yang suportif untuk berbagi pengetahuan harus menjadi fungsi manajemen perubahan dalam organisasi. Menyediakan transisi yang halus menuju lingkungan manajemen pengetahuan merupakan bagian dari tantangan manajemen perubahan. Secara alami manusia menentang perubahan, langkah-langkah dan proses-proses manajemen perubahan harus membantu mengolah efek langsungnya dalam organisasi terkait peran dan nilai manajemen pengetahuan.

Jika manajemen perubahan dilakukan dengan baik dan jika pitfall manajemen pengetahuan potensial dihindari, maka manajemen pengetahuan memiliki masa depan yang cerah untuk membangun inteligensi dan pertumbuhan organisasi. Pembelajaran organisasi dan manajemen pengetahuan berjalan berdampingan, dan jika akar-akar organisasi dipelihara (yakni pengembangan dan pelatihan karyawan), maka pohon organisasi akan berbunga. Ini harus meningkatkan pembelajaran organisasi dan menyediakan mekanisme untuk mentransformasi pembelajaran individu ke dalam pembelajaran organisasi.

Dengan demikian, jika pasar manajemen  pengetahuan menciptakan hype, overekspektasi, dan vaporware, maka ini akhirnya bisa membunuh “kebaikan” strategi manajemen pengetahuan. Besar harapan, para vendor itu tidak akan terus salah menamai tool-tool mereka sebagai “manajemen pengetahuan”. Terminologi standar dan penggunaan dalam bidang manajemen pengetahuan harus dikembangkan. Sebagai penjelas, pada akhirnya, besar harapan manajemen pengetahuan akan menjadi salah satu cahaya yang bersinar, pada masa yang akan datang, merefleksikan sinarnya menembus kegelapan organisasi.

Referensi

About these ads

One response to “Knowledge management and its link to artificial intelligence

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s